SAP Human Capital Management (HCM) – Personalverwaltung digital!

SAP Human Capital Management ist eine umfangreiche Lösung zur Digitalisierung und Automatisierung von Personalprozessen. Mit ihr können Unternehmen HR-Herausforderungen wie den demografischen Wandel und Fachkräftemangel angehen und den wachsenden Ansprüchen der Mitarbeitenden gerecht werden.

Was ist SAP HCM?

SAP ERP HCM ist eine On-Premise-Lösung von SAP zur Digitalisierung der HR von Unternehmen. Das System erfasst Daten aus allen HR-Bereichen und hilft, operative und strategische Entscheidungen auf einer verlässlichen Informationsbasis zu treffen. Das integrierte Personalmanagementsystem von SAP HCM kann mit verschiedenen Modulen den gesamten Mitarbeiterzyklus abbilden.

Bild: SAP-Human-Capital-Management

SAP Human Capital Management hilft Unternehmen bei der Digitalisierung und Automatisierung ihrer HR.

Der große Vorteil besteht darin, dass die Module, beispielsweise das Organisationsmanagement und E-Recruiting, logisch miteinander verknüpft sind. Alle Module von SAP HCM lassen sich alternativ auch einzeln nutzen. Es sind zudem Hybridlösungen aus On-Premise und Cloud möglich. Beispielsweise kann die Gehaltsabrechnung On-Premise (auf dem eigenen Server) erfolgen, das Recruiting und Talentmanagement hingegen in der Cloud mit SAP SuccessFactors.

Nutzen und Vorteile von SAP HCM

Der Administrationsaufwand im Personalwesen ist vergleichsweise hoch. Zeitgleich nehmen die strategischen Aufgaben wie die Personalgewinnung,- bindung und -entwicklung zu. SAP HCM hilft bei der Digitalisierung und Automatisierung von Personalprozessen, damit die Mitarbeitenden sich stärker auf strategisch wichtige Aufgaben fokussieren können. Das SAP Human Capital Management bietet folgende Vorteile:

  • alle Personalprozesse zentral abbilden
  • Personalstammdaten zentral pflegen
  • leichter und schneller passende Talente finden
  • Mitarbeitende langfristig binden
  • Strategie- und Zielausrichtung des Unternehmens sicherstellen
  • umfassende Reporting-Möglichkeiten

Letztendlich liegt der Fokus der Software darauf, Unternehmen bei der Vereinfachung und Verkürzung von Personalprozessen zu helfen. Beispielhaft seien hier digitale Urlaubsanträge und die Teilautomatisierung von Personalabrechnungen genannt.

Module von SAP HCM

Die SAP HCM Suite besteht aus zahlreichen Modulen und Teilmodulen. Wir stellen an dieser Stelle die aus unserer Sicht relevanten Komponenten vor, mit denen Unternehmen ihr Personalwesen erfolgreich digital abbilden und zukunftssicher machen können.

SAP HCM: Personaladministration (PA-PA)

Das Modul Personaladministration ist die zentrale Komponente des SAP-HCM-Personalmanagements und zudem die Grundlage, um weitere Module wie die Personalabrechnung zu nutzen. Mit der Personaladministration ist eine effiziente Erfassung und Pflege von Mitarbeiterdaten wie Name, Adresse und Personalnummer möglich.

Grafik: SAP ERP HCM Personaladministration V2

Sie stellt Standardberichte für eine flexible Auswertung von Personaldaten bereit und unterstützt mit Personalstammsätzen bei der Personalkostenplanung und der Besetzung von Planstellen.

SAP HCM: Organisationsmanagement (OM)

Mit dem Organisationsmanagement lässt sich die funktionale Aufbauorganisation von Unternehmen sowie die Berichtstruktur abbilden und analysieren, um eine Personalbedarfs- und Personalkostenplanung durchzuführen.

Grafik: SAP ERP HCM Organisationsmanagement

Es bietet einen hohen Integrationsgrad zu anderen Komponenten von SAP HCM, so bildet die Berichtsstruktur des Organisationsmanagements die Grundlage für das Workflow Management. Zudem ist die Simulation möglicher neuer Strukturen möglich, indem weitere Aufbauorganisationen als Planungsszenarien entworfen werden.

SAP HCM: Personalabrechnung (PY)

Bei der Personalabrechnung müssen nicht nur unternehmensinterne Besonderheiten, sondern auch gesetzliche Anforderungen erfüllt werden. Das Modul bildet diese korrekt ab, damit eine Personalabrechnung entsprechend der individuellen und gesetzlichen Regelungen erstellt werden kann. Im Standard sind bereits viele Best-Practice-Anwendungsfälle enthalten, die einen leichten Einstieg ermöglichen.

SAP HCM: E-Recruiting (PA-ER)

Die Komponente E-Recruiting digitalisiert den Personalbeschaffungsprozess und deckt dabei alle Prozesse ab: von der Planung und Budgetierung über die Suche bis hin zur Einstellung von Mitarbeitenden. Die Kommunikation mit Bewerberinnen und Bewerbern kann teilweise automatisiert werden, wodurch HR Manager mehr Zeit für andere Aufgaben haben. Darüber hinaus unterstützt das E-Recruiting auch bei der Entwicklung und langfristigen Bindung von Mitarbeitenden.

SAP HCM: Personalkostenplanung und -simulation (PA-CP)

Mit dem Modul Personalkostenplanung können Unternehmen die Entwicklung der Löhne und Gehälter der Mitarbeitenden sowie der Personalnebenkosten auf Grundlage umfassender und realitätsnaher Daten planen. Es lassen sich zudem verschiedene Planungsszenarien mit unterschiedlichen Annahmen simulieren, um die Auswirkungen zu analysieren. Die in der Personalkostenplanung erzeugten Plandaten sind zudem in Folgeprozessen, beispielsweise für die Gesamtunternehmensplanung im Controlling, verwendbar.

SAP HCM: Personalzeitwirtschaft (PT)

Die Personalzeitwirtschaft dient zur flexiblen Darstellung und Erfassung der Arbeitszeiten sowie der digitalen Beantragung und Genehmigung von Abwesenheiten.

Grafik: SAP ERP HCM Personalzeitwirtschaft

Das Modul ermöglicht eine Bewertung der Arbeitszeiten unter Berücksichtigung von gesetzlichen sowie individuellen, betrieblichen und tariflichen Arbeitszeitregelungen. Mitarbeitende können Zeitinformationen wie das persönliche Zeitkonto per Self-Service einsehen, was die Personalabteilung entlastet.

SAP HCM: Personalentwicklung (PD)

Das Modul Personalentwicklung von SAP HCM hilft Unternehmen, Mitarbeiterpotenziale zu erkennen, um diese zu fördern und gezielt einzusetzen. Indem der aktuelle Status von Mitarbeiterqualifikationen jederzeit auswertbar ist, lassen sich vakante Planstellen schnell und optimal mit internen Mitarbeitenden besetzen. Das Talentmanagement unterstützt zudem bei der Laufbahn- und Nachfolgeplanung.

SAP HCM: Veranstaltungsmanagement (PD)

Das Veranstaltungsmanagement ist für die Planung, Durchführung und Verwaltung von Veranstaltungen wie Weiterbildungsmaßnahmen für die Mitarbeitenden oder Firmen-Events konzipiert. Es besitzt zahlreiche Schnittstellen zu anderen Komponenten von SAP HCM wie dem Organisationmanagement, der Personaladministration oder Personalentwicklung. Bei Änderungen, beispielsweise einer neuen Qualifikation im Rahmen einer Weiterbildung, werden diese direkt in die Personalstammdaten eingetragen.

SAP ERP HCM ESS/MSS (Employee/Manager Self-Services)

Mit den Web-basierten Employee und Manager Self-Services von SAP HCM können Mitarbeitende und Führungskräfte administrativen Aufgaben selbst übernehmen – über mobile Apps von jedem Endgerät aus. Dies entlastet die Personalabteilung und beschleunigt Arbeitsprozesse wie das Erstellen und Bearbeiten von Urlaubsanträgen oder die Aktualisierung von Personalstammdaten. Die Einbindung und Anregung zur Selbstorganisation steigern zudem die Zufriedenheit der Mitarbeitenden.

SAP HXM im Vergleich mit SAP HCM

SAP hat den Begriff HCM inzwischen weitgehend in seinen HR-Produkten abgelöst und nennt diese fortan HXM (englisch für Human Experience Management). Mit der Umbenennung des Produktnamens verfolgt SAP einen neuen Ansatz. Das klassische HCM erhebt vor allem quantitative Daten. So lässt sich beispielsweise die Anzahl der Kündigungen messen, doch der Kündigungsgrund wird nicht erfasst. SAP Human Experience Management erfasst hingegen auch qualitative Daten wie Erfahrungsdaten, sodass der Grund für eine Kündigung erhoben werden kann. SAP HXM sollte dabei nicht als komplett neues Produkt, sondern viel mehr als eine auf die End User ausgerichtete Weiterentwicklung von SAP HCM verstanden werden. Sie soll die Bedürfnisse und Motivation der Mitarbeitenden stärker miteinbeziehen und ein ansprechendes Mitarbeitererlebnis schaffen.

Wie lässt sich SAP HCM in S/4HANA migrieren?

Wenn sich ein Unternehmen entscheidet auf SAP S/4HANA zu migrieren, kann es SAP Human Capital Management nur mithilfe von Compatibility Packs nutzen. Eine Alternative stellt die neue Lösung SAP Human Capital Management for SAP S/4HANA (SAP H4S4) dar. Mit ihr gelingt Unternehmen der schrittweise Übergang von On-Premise-Produkten in die Cloud. SAP H4S4 ist vollständig in die SAP HANA Suite integriert und verfügt über umfangreiche Funktionalitäten bei der Personalzeitwirtschaft und Personalabrechnung, die auf absehbare Zeit noch nicht in den Modulen von SAP SuccessFactors zur Verfügung stehen werden. An dieser Cloud-basierten HCM-Lösung von SAP wird langfristig kein Weg vorbeiführen, da der strategische Fokus von SAP klar auf der Cloud-Nutzung liegt.

Zukunft von HCM: SAP SuccessFactors

Das Cloud-basierte SAP SuccessFactors wird bereits parallel zu SAP ERP HCM angeboten. SAP SuccessFactors bietet nahezu dieselben Funktionen wie SAP HCM, allerdings in teils weiterentwickelter und für die Cloud optimierter Form. Als Cloud-Lösung ist die HR-Software von überall aus abrufbar und bietet eine benutzerfreundliche Bedienoberfläche, die sich dem jeweiligen Endgerät anpasst. Es setzt sich wie die On-Premise-Lösung aus verschiedenen Komponenten zusammen, die den Mitarbeitendenlebenszyklus abbilden. Die Cloud-Lösung unterstützt HR-Manager unter anderem bei der Rekrutierung neuer Talente, beim Onboarding und bei der Personalentwicklung durch ein zentrales und strukturiertes Lernmanagement.

Fazit

Die HCM-Lösung von SAP ist ein umfangreiches Hilfsmittel, mit der Personalabteilungen aktuelle Herausforderungen wie den Fachkräftemangel meistern können. Durch den modularen Aufbau zahlen Kunden nur für die Module, die auch tatsächlich benötigt werden. Das Cloud-basierte SAP SuccessFactors hat bereits die Nachfolge von SAP Human Capital Management angetreten und bietet eine hohe Zukunftssicherheit. Unternehmen, die noch On-Premise unterwegs sind und vorerst nicht auf die Cloud umstellen können, erhalten mit SAP H4S4 eine starke Zwischenlösung, die sie bis mindestens 2040 nutzen können.

Den HR-Herausforderungen wie dem Fachkräftemangel lässt sich mit SAP HCM und insbesondere mit der Nachfolgelösung SuccessFactors begegnen. Die HR-Produkte von SAP ermöglichen eine Digitalisierung und Automatisierung von Personalprozessen, intelligentes Recruiting und Talentmanagement sowie eine bessere Zusammenarbeit dank Social und Mobile ERP. Unter der Flagge „Analytics“ lassen sich zudem flexible Reports und Prognosen generieren, die strategische Entscheidungen im Personalwesen deutlich optimieren können.

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SAP HCM mit CONET

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Über den Autor

Communication Manager bei CONET Technologies Holding GmbH | Beiträge

Niklas Ludwig ist seit März 2020 Communication Manager bei CONET und kümmert sich um die interne und externe Kommunikation der CONET-Unternehmensgruppe.

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