Villa Vigoni e.V. – Kamerales Haushaltsverfahren auf Basis von S/4HANA
Der Villa Vigoni e.V., der sich der Förderung der deutsch-italienischen Zusammenarbeit verschrieben hat, entschied sich dazu, sein kamerales Haushaltsverfahren auf SAP umzustellen. Mit der Umstellung wurde ein SAP-Experten-Team der CONET Business Consultants GmbH beauftragt. Das Team sollte ein modernes und benutzerfreundliches kamerales Haushaltsverfahren für die Budgetierung, Bewirtschaftung und Anlagenbuchhaltung realisieren. Die zu diesem Zweck implementierte Lösung sollte die Anforderungen der Haushaltsordnung erfüllen und SAP S/4HANA als Basis nutzen.
Ausgangssituation: Abbildung des kameralen Haushaltsverfahrens
Der Villa Vigoni e.V. ist ein 1986 gegründeter Verein und das deutsch-italienische Zentrum für den europäischen Dialog mit Sitz am Comer See. Zu den Aufgaben des Vereins gehören die Förderungen der deutsch-italienischen Zusammenarbeit auf den Gebieten Kultur, Politik und Wissenschaft. Das Team der Villa Vigoni besteht aus etwa 30 Mitarbeitenden in unterschiedlichen Zuständigkeitsbereichen.
Träger des Villa Vigoni e.V. sind die deutsche und italienische Regierung. Der Verein untersteht somit der Haushaltsordnung und muss nachweisen, wofür die zur Verfügung gestellten Mittel eingesetzt werden. Die dazu verwendete Lösung muss für den Einsatz im öffentlichen Sektor geeignet sein.
Vor der Beauftragung von CONET arbeitete der Villa Vigoni e.V. bereits mit einer Lösung zur Abbildung des kameralen Haushaltsverfahrens. Diese basierte jedoch auf einem anderen System und sollte auf Wunsch des Vereins durch SAP S/4HANA ersetzt werden. Er beauftragte CONET mit der Implementierung der Basis sowie der Module SAP FI (Finance), FI-AA (Anlagenbuchhaltung) und PSM (Public Sector Management).
Eine wichtige Anforderung war die Abdeckung folgender Prozesse:
- Annahmeanordnung
- Ausgabeanordnung
- Teil- und Vollbesetzungen
- Umbuchungen
- Barkasse
- Verwaltung von Anlagen
- Budgetierung
Bei dem Villa Vigoni e.V. sollen nach Fertigstellung des Projekts drei Mitarbeitende von den Vorteilen von SAP profitieren.
Lösung: SAP S/4HANA – benutzerfreundlich und zukunftsfähig
Zu Beginn des Projekts wurden in enger Abstimmung mit dem Verein Anforderungen erhoben, geprüft, dokumentiert und fortgeschrieben. Anschließend konzipierte das CONET Team die Lösung für die Module SAP FI, FI-AA und PSM. Das für das Haushaltsmanagement ausgelegte PSM-Modul dient als Add-on für das reguläre Rechnungswesen. Die Systembasis bildet SAP S/4HANA.
Nach der Konzeption folgte die Systemeinrichtung anhand der spezifischen Anforderungen und Sollprozesse, sowie basisseitig der Betrieb und die Pflege der erforderlichen Systeme bis zur Produktivübergabe. Für ein fehlerfreies SAP-System übernahm CONET die funktionale und integrative Testfallerstellung und -durchführung.
In Workshops vermittelte CONET den Mitarbeitenden der Villa Vigoni das nötige Know-how zur Nutzung von SAP FI, FI-AA und PSM, damit der Nutzung durch den Auftraggeber nichts mehr im Wege stand.
Nutzen: Schnelles System mit hoher Verfügbarkeit & effiziente Prozesse
Mit der Umstellung auf SAP für das kamerale Haushaltsverfahrens profitiert der Villa Vigoni e.V. von einer besseren Zuverlässigkeit dank einer hohen Systemverfügbarkeit. Die HANA-Datenbank steigert zudem die Geschwindigkeit des Systems. Die notwendigen Prozesse überführte CONET in das neue System und verbesserte sie stellenweise. Mit SAP S/4HANA als Basis lassen sich darauf aufbauend zukünftige Anforderungen einfach umsetzen. Insgesamt entstand so eine benutzerfreundliche und zukunftsfähige Lösung, mit der sich die Anforderungen des kameralen Haushaltsverfahrens zuverlässig und effizient erfüllen lassen.
Das Projekt wurde vollständig remote abgewickelt. Die Kommunikation erfolgte per E-Mail und Microsoft Teams, was zu einer äußerst produktiven virtuellen Zusammenarbeit führte, sodass das Projekt bereits nach einem Jahr erfolgreich abgeschlossen werden konnte.
Die gelungene Umsetzung des Projekts zeigt außerdem, dass die Einführung von SAP mitnichten nur für große Unternehmen, sondern auch für kleine Firmen und Organisationen realisierbar und lohnend ist.
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Auf einen Blick
Kunde:
Villa Vigoni e.V.
Lösung:
- Kamerales Haushaltsverfahren auf Basis von SAP S/4HANA
- Wichtigste Anforderungen:
- Implementierung einer SAP-Lösung für das kamerale Haushaltsverfahren
- Abdeckung und Optimierung bestehender Prozesse
- Erfüllung der gesetzlichen Anforderungen der Haushaltsordnung
- Genehmigungs-Workflow nach Vier-Augen-Prinzip
Wichtigste Nutzenaspekte:
- verbesserte Zuverlässigkeit durch hohe Systemverfügbarkeit
- schnelles System
- effiziente Prozesse
- Skalierbarkeit
Technische Informationen:
- SAP S/4HANA
- SAP FI
- SAP FI-AA
- SAP PSM
Über den Autor
Niklas Ludwig ist seit März 2020 Communication Manager bei CONET und kümmert sich um die interne und externe Kommunikation der CONET-Unternehmensgruppe.
