Prozesse im Accounting automatisieren mit SAP-Prozessautomatisierung
Wer kennt das nicht? Anstatt sich bei der Arbeit spannenden Themen zu widmen, halten einen monotone und repetitive Aufgaben davon ab. Am Ende des Tages entsteht dadurch der Eindruck, fast nichts geschafft zu haben. In diesem Blog-Beitrag erfahren Sie anhand eines Beispiels im Accounting-Umfeld, wie die Prozessautomatisierung Unternehmen hilft, bestimmte Aufgaben zu (teil-)automatisieren und Mitarbeitenden so mehr Zeit für andere Themen zur Verfügung steht.
Was ist Prozessautomatisierung?
Bei der Prozessautomatisierung, auch als Robotic Process Automation (RPA) bezeichnet, werden repetitive, manuelle, zeitintensive oder fehleranfällige Tätigkeiten durch digitale Mitarbeiter in Form von Bots teil- beziehungsweise vollautomatisiert. Im Folgenden zeigen wir an einem beispielhaften Use Case die Vorteile von Prozessautomatisierung auf.
Wann ist Prozessautomatisierung sinnvoll?
Prozesse, für die eine Automatisierung sinnvoll ist, sind Tätigkeiten, deren Abläufe über festgelegte Regeln oder Vorgaben definiert sind. Sie können wenige Minuten dauern, sich aber oft wiederholen oder mehrere Tage in Anspruch nehmen und komplex sein. Prozesse können hierbei systemübergreifend sein und auch von verschiedenen Mitarbeitern erledigt werden. Je nach Prozess können die folgenden Ziele erreicht werden:
Abb. 1: Ziele der Prozessautomatisierung (Quelle: CONET)
Wie SAP bei der Prozessautomatisierung unterstützt
Die SAP Business Technology Platform (BTP) ist die Basis für SAP Process Automation (SPA). Diese kombiniert die Funktionen von SAP Workflow Management und SAP Intelligent RPA (iRPA) mit einer leistungsstarken und intuitiven Low-Code- und No-Code-Entwicklungsumgebung, um die Automatisierung effektiv voranzutreiben. Hierbei können die Automatisierungen in einem Workflow integriert und ausgeführt werden.
Abb. 2: (Quelle: SAP)
Mittels SAP SPA können individuell sowohl SAP- als auch Non-SAP-Prozesse technologieunabhängig und End-to-End automatisiert werden. Zusätzlich stellt SAP mit dem SPA Store zahlreiche Bausteine für verschiedene Geschäftsprozesse und Workflows zur Verfügung. Diese sind vorgefertigte Lösungen und können Out-of-the-Box verwendet oder nach Bedarf an die eigenen Prozesse angepasst werden.
Für die Ausführung der Automatisierung ist ein Agent erforderlich. Dieser läuft entweder auf dem Desktop des Anwenders oder auf einem Client, der auf einem Server läuft. Es wird hierbei zwischen den Modi „beaufsichtigter Modus“ und „unbeaufsichtigter Modus“ unterschieden. Um die Automatisierungen starten zu können, gibt es verschiedene Trigger, die den entsprechenden Modus bestimmen. Dies können zum Beispiel neue E-Mails, ein abgesendetes Formular oder auch ein Call über eine Schnittstelle sein. Der automatisierte Prozess kann auch von einem User manuell oder zeitbasiert gestartet werden, die Möglichkeiten sind hier sehr vielfältig.
Für viele Automatisierungen werden Workflows verwendet. Eine Automatisierung kann sowohl in einen Workflow eingebettet werden als auch autonom ablaufen. Die SPA Suite ermöglicht es, die eingerichteten Automatisierungen ausführlich zu monitoren. Vor allem im unbeaufsichtigten Modus ist das auch zwingend erforderlich und sollte von Anfang an mit eingeplant werden.
Accounting Bot – Kreditorenrechnung buchen
Wer im Accounting arbeitet, kennt folgende Abläufe vermutlich nur zu gut: Im Postfach unter unzähligen neuen E-Mails die richtigen finden, die Daten aus womöglich unterschiedlichen Rechnungsdesigns herauslesen, jede einzelne Information per lästigem und fehleranfälligen Copy & Paste in das SAP-System übertragen und das richtige PDF nach etlichen Klicks endlich an die Buchung anhängen. Anstatt diese zeitaufwendigen und monotonen Prozessschritte einzeln durchgehen zu müssen, kann auch ein Accounting Bot eingesetzt werden.
Abb. 3: (Quelle: SAP)
Der Best-Practice-Prozess „Kreditorenrechnungen buchen“ ist vollautomatisiert als Bot-Tätigkeit durchführbar. Hierbei übernimmt der Bot viele manuelle und einfache Tätigkeiten. Der Use Case wurde auf Kreditorenrechnungen programmiert, die das Unternehmen per E-Mail erreichen. Wie oft am Tag der Bot buchen soll, lässt sich vorher einstellen.
Als erstes überprüft der Accounting Bot das Mail-Postfach auf Rechnungen. Wenn er passende E-Mails gefunden hat, meldet sich der Bot in SAP an. Durch KI-Elemente werden alle notwendigen Daten aus der PDF-Rechnung extrahiert und der Bot bucht diese mittels Transaktion FB60. Danach wird das PDF in SAP hochgeladen und an die Buchung angehangen.
Falls nicht genügend Daten in den Beleg eingetragen werden können, trägt der Bot alle Kontierungen so weit wie möglich ein und erfasst den Beleg vor. Mit einem Zeitstempel wird die Vorerfassung eindeutig. Dadurch wird eine schnelle manuelle Kontrolle durch den Bot ermöglicht. Somit sind alle verschiedenen Fälle, die bei der Buchung einer Kreditorenrechnung auftreten können, durch den Bot abgedeckt.
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In diesem Video zeigen wir Ihnen, wie ein Accounting Bot automatisiert das Buchen von Kreditorenrechnungen übernimmt.
In dieser Demo werden bei einem erfolgreichen Durchlauf Belegnummer, Buchungskreis und Buchungsdatum in Excel unter dem Reiter „Erfolgreich“ abgelegt und im Fehlerfall werden die vorerfasste Belegnummer, die Daten aus dem PDF und die Fehlermeldung in Excel unter dem Reiter „Fehlgeschlagen“ gespeichert. Hier könnte auch ein Workflow angestoßen werden, damit der entsprechende Bearbeiter den Fehler prüfen und gegebenenfalls korrigieren kann.
Die Excel-Datei wird, sofern der Bot alle im Postfach vorhandenen Rechnungen abgearbeitet hat, als Mail-Bestätigung an den Buchhalter beziehungsweise Postfachbesitzer gesendet mit einer kurzen Statistik, wie viele Rechnungen erfolgreich gebucht, vorerfasst beziehungsweise fehlgeschlagen sind. Der User kann kurz die Ergebnisse sichten und sich während der Ausführung anderen wichtigen Tätigkeiten zuwenden.
Ein wie in diesem Use Case dargestellter Bot ist mit einem sehr überschaubaren Aufwand einsetzbar. Nach einer kurzen Anforderungsanalyse kann ein solcher Bot für Ihr System gebaut werden. Viele Standardprozessschritte können übernommen werden, was die Entwicklungszeit senkt. Im Anschluss lässt sich festlegen, wann und wie häufig der Bot laufen soll und schon kann er User bei ihrer Tätigkeit entlasten.
Fazit
Wie an dem Beispiel Accounting Bot zu erkennen ist, lässt sich mit Process Automation Ihr Arbeitsalltag nachhaltig vereinfachen und somit Ressourcen für wertschöpfende Tätigkeiten freisetzen! Außerdem wird der Prozess extrem beschleunigt und eine bessere Datenqualität erreicht, da wie in diesem Beispiel manuelles Copy & Paste sehr fehleranfällig ist. SAP bietet mit SAP Process Automation eine leistungsstarke und intuitive Plattform zur Automatisierung, die über die Grenzen von SAP hinausgeht.
CONET unterstützt Sie gerne bei der Automatisierung Ihrer Prozesse!
Wir erarbeiten mit Ihnen das Vorgehensmodell und die Strategie und bauen für Sie die Technik und Prozesse. Zudem schulen wir Ihre Mitarbeitenden, wenn diese Teile der Prozessautomatisierung übernehmen sollen.
Über den Autor
Dominik Alpers berät als Mobility & SAP Consultant bei der CONET Business Consultants GmbH die Kunden des SAP-Beratungshauses in allen Fragen rund um mobile Lösungen von der Mobility-Strategie und Prozessfragen über Infrastrukturaspekte bis hin zu mobilen Apps und deren Entwicklung.
