SAP Human Capital Management (HCM) – Personalverwaltung digital!

• Was ist SAP HCM?
• Nutzen und Vorteile von SAP HCM
• Module von SAP HCM
• SAP HXM im Vergleich mit SAP HCM
• Wie lässt sich SAP HCM in S/4HANA migrieren?
• Zukunft von HCM: SAP SuccessFactors
• Fazit

• SAP ERP HCM ist eine On-Premises-HR-Suite, die alle Personaldaten integriert, Module logisch verknüpft und auch Hybrid-Szenarien mit SAP SuccessFactors ermöglicht.
• Die Lösung digitalisiert und automatisiert HR-Prozesse, reduziert Administrationsaufwand und schafft durch zentrale Prozesse, Stammdatenpflege und Reporting eine verlässliche Entscheidungsbasis.
• Mit SAP HXM (Human Experience Management) erweitert SAP den HCM-Ansatz um qualitative Erfahrungsdaten, um Motivation und Employee Experience gezielt zu verbessern.
• SAP SuccessFactors ist die strategische Cloud-Lösung von SAP für Recruiting, Onboarding, Talent- und Lernmanagement sowie Analytics zur Unterstützung strategischer HR-Entscheidungen.

SAP ERP HCM ist eine On-Premises-Lösung von SAP zur Digitalisierung der HR von Unternehmen. Das System erfasst Daten aus allen HR-Bereichen und hilft, operative und strategische Entscheidungen auf einer verlässlichen Informationsbasis zu treffen. Das integrierte Personalmanagementsystem von SAP HCM kann mit verschiedenen Modulen den gesamten Mitarbeiterzyklus abbilden. 

Der große Vorteil besteht darin, dass die Module, beispielsweise das Organisationsmanagement und E-Recruiting, logisch miteinander verknüpft sind. Alle Module von SAP HCM lassen sich alternativ auch einzeln nutzen. Es sind zudem Hybridlösungen aus On-Premises und Cloud möglich. Beispielsweise kann die Gehaltsabrechnung On-Premises (auf dem eigenen Server) erfolgen, das Recruiting und Talentmanagement hingegen in der Cloud mit SAP SuccessFactors.

Der Administrationsaufwand im Personalwesen ist vergleichsweise hoch. Zeitgleich nehmen die strategischen Aufgaben wie die Personalgewinnung,- bindung und -entwicklung zu. SAP HCM hilft bei der Digitalisierung und Automatisierung von Personalprozessen, damit die Mitarbeitenden sich stärker auf strategisch wichtige Aufgaben fokussieren können. Das SAP Human Capital Management bietet folgende Vorteile:

• alle Personalprozesse zentral abbilden
• Personalstammdaten zentral pflegen
• leichter und schneller passende Talente finden
• Mitarbeitende langfristig binden
• Strategie- und Zielausrichtung des Unternehmens sicherstellen
• umfassende Reporting-Möglichkeiten

Letztendlich liegt der Fokus der Software darauf, Unternehmen bei der Vereinfachung und Verkürzung von Personalprozessen zu helfen. Beispielhaft seien hier digitale Urlaubsanträge und die Teilautomatisierung von Personalabrechnungen genannt.

Die SAP HCM Suite besteht aus zahlreichen Modulen und Teilmodulen. Wir stellen an dieser Stelle die aus unserer Sicht relevanten Komponenten vor, mit denen Unternehmen ihr Personalwesen erfolgreich digital abbilden und zukunftssicher machen können.

SAP HCM: Personaladministration (PA-PA)

Das Modul Personaladministration ist die zentrale Komponente des SAP-HCM-Personalmanagements und zudem die Grundlage, um weitere Module wie die Personalabrechnung zu nutzen. Mit der Personaladministration ist eine effiziente Erfassung und Pflege von Mitarbeiterdaten wie Name, Adresse und Personalnummer möglich.

Sie stellt Standardberichte für eine flexible Auswertung von Personaldaten bereit und unterstützt mit Personalstammsätzen bei der Personalkostenplanung und der Besetzung von Planstellen.

SAP HCM: Organisationsmanagement (OM)

Mit dem Organisationsmanagement lässt sich die funktionale Aufbauorganisation von Unternehmen sowie die Berichtstruktur abbilden und analysieren, um eine Personalbedarfs- und Personalkostenplanung durchzuführen.

Es bietet einen hohen Integrationsgrad zu anderen Komponenten von SAP HCM, so bildet die Berichtsstruktur des Organisationsmanagements die Grundlage für das Workflow Management. Zudem ist die Simulation möglicher neuer Strukturen möglich, indem weitere Aufbauorganisationen als Planungsszenarien entworfen werden.

SAP HCM: E-Recruiting (PA-ER)

Die Komponente E-Recruiting digitalisiert den Personalbeschaffungsprozess und deckt dabei alle Prozesse ab: von der Planung und Budgetierung über die Suche bis hin zur Einstellung von Mitarbeitenden. Die Kommunikation mit Bewerbern kann teilweise automatisiert werden, wodurch HR Manager mehr Zeit für andere Aufgaben haben. Darüber hinaus unterstützt das E-Recruiting auch bei der Entwicklung und langfristigen Bindung von Mitarbeitenden.

SAP HCM: Personalkostenplanung und -simulation (PA-CP)

Mit dem Modul Personalkostenplanung können Unternehmen die Entwicklung der Löhne und Gehälter der Mitarbeitenden sowie der Personalnebenkosten auf Grundlage umfassender und realitätsnaher Daten planen. Es lassen sich zudem verschiedene Planungsszenarien mit unterschiedlichen Annahmen simulieren, um die Auswirkungen zu analysieren. Die in der Personalkostenplanung erzeugten Plandaten sind zudem in Folgeprozessen, beispielsweise für die Gesamtunternehmensplanung im Controlling, verwendbar.

SAP HCM: Personalzeitwirtschaft (PT)

Die Personalzeitwirtschaft dient zur flexiblen Darstellung und Erfassung der Arbeitszeiten sowie der digitalen Beantragung und Genehmigung von Abwesenheiten.

Das Modul ermöglicht eine Bewertung der Arbeitszeiten unter Berücksichtigung von gesetzlichen sowie individuellen, betrieblichen und tariflichen Arbeitszeitregelungen. Mitarbeitende können Zeitinformationen wie das persönliche Zeitkonto per Self-Service einsehen, was die Personalabteilung entlastet.

SAP HCM: Personalentwicklung (PD)

Das Modul Personalentwicklung von SAP HCM hilft Unternehmen, Mitarbeiterpotenziale zu erkennen, um diese zu fördern und gezielt einzusetzen. Indem der aktuelle Status von Mitarbeiterqualifikationen jederzeit auswertbar ist, lassen sich vakante Planstellen schnell und optimal mit internen Mitarbeitenden besetzen. Das Talentmanagement unterstützt zudem bei der Laufbahn- und Nachfolgeplanung.

SAP HCM: Veranstaltungsmanagement (PD)

Das Veranstaltungsmanagement ist für die Planung, Durchführung und Verwaltung von Veranstaltungen wie Weiterbildungsmaßnahmen für die Mitarbeitenden oder Firmen-Events konzipiert. Es besitzt zahlreiche Schnittstellen zu anderen Komponenten von SAP HCM wie dem Organisationmanagement, der Personaladministration oder Personalentwicklung. Bei Änderungen, beispielsweise einer neuen Qualifikation im Rahmen einer Weiterbildung, werden diese direkt in die Personalstammdaten eingetragen.

SAP ERP HCM ESS/MSS (Employee/Manager Self-Services)

Mit den Web-basierten Employee und Manager Self-Services von SAP HCM können Mitarbeitende und Führungskräfte administrativen Aufgaben selbst übernehmen – über mobile Apps von jedem Endgerät aus. Dies entlastet die Personalabteilung und beschleunigt Arbeitsprozesse wie das Erstellen und Bearbeiten von Urlaubsanträgen oder die Aktualisierung von Personalstammdaten. Die Einbindung und Anregung zur Selbstorganisation steigern zudem die Zufriedenheit der Mitarbeitenden.

SAP prägte mit Human Experience Management (HXM) einen Ansatz, der die klassische Personalverwaltung um die Perspektive der Mitarbeitenden erweitert. Während sich SAP HCM vor allem auf administrative und transaktionale HR-Prozesse wie Personaladministration, Zeitwirtschaft oder Entgeltabrechnung konzentriert, rückt HXM zusätzlich die Employee Experience in den Mittelpunkt.

Neben klassischen Personaldaten werden dabei auch Erfahrungs- und Feedbackdaten berücksichtigt, um besser zu verstehen, was Mitarbeitende motiviert, wie sie ihre Arbeit wahrnehmen und welche Faktoren ihre Zufriedenheit beeinflussen. Unternehmen erhalten dadurch zusätzliche Erkenntnisse für Themen wie Mitarbeiterbindung, Personalentwicklung und Organisationsgestaltung.

HXM ist dabei nicht als eigenständiges HR-System zu verstehen, sondern vielmehr als Weiterentwicklung der traditionellen HR-Perspektive. Viele der zugrunde liegenden Konzepte und Funktionen finden sich heute insbesondere in den Cloud-Lösungen von SAP SuccessFactors wieder. Ziel ist es, HR-Prozesse nicht nur effizienter zu gestalten, sondern gleichzeitig ein positives und produktives Arbeitsumfeld für Mitarbeitende zu schaffen.

Für Unternehmen, die ihre SAP-HCM-Landschaft im S/4HANA-Umfeld weiterbetreiben möchten, steht SAP HCM for SAP S/4HANA (H4S4) zur Verfügung. Mit der Lösung gelingt Unternehmen der schrittweise Übergang von On-Premises-Produkten in die Cloud. SAP H4S4 ist vollständig in die SAP HANA Suite integriert und verfügt über umfangreiche Funktionalitäten bei der Personalzeitwirtschaft und Personalabrechnung, die auf absehbare Zeit noch nicht in den Modulen von SAP SuccessFactors zur Verfügung stehen werden. H4S4 ermöglicht Unternehmen die Weiterführung zentraler HCM-Prozesse auf Basis von SAP S/4HANA. Gleichzeitig liegt der strategische Fokus von SAP im HR-Bereich auf den Cloud-Lösungen von SAP SuccessFactors

Das Cloud-basierte SAP SuccessFactors wird bereits parallel zu SAP ERP HCM angeboten. SAP SuccessFactors deckt die meisten zentralen HR-Prozesse ab und erweitert diese um moderne Cloud-Funktionen für Recruiting, Talent Management, Learning und Employee Experience. Als Cloud-Lösung ist die HR-Software von überall aus abrufbar und bietet eine benutzerfreundliche Bedienoberfläche, die sich dem jeweiligen Endgerät anpasst. Es setzt sich wie die On-Premise-Lösung aus verschiedenen Komponenten zusammen, die den Mitarbeitendenlebenszyklus abbilden. Die Cloud-Lösung unterstützt HR-Manager unter anderem bei der Rekrutierung neuer Talente, beim Onboarding und bei der Personalentwicklung durch ein zentrales und strukturiertes Lernmanagement.

Die HCM-Lösung von SAP ist ein umfangreiches Hilfsmittel, mit der Personalabteilungen aktuelle Herausforderungen wie den Fachkräftemangel meistern können. Durch den modularen Aufbau zahlen Kunden nur für die Module, die auch tatsächlich benötigt werden. SAP SuccessFactors ist die strategische Cloud-Lösung von SAP für das Personalmanagement, während H4S4 Unternehmen weiterhin einen langfristigen On-Premises-Betrieb zentraler HR-Prozesse ermöglicht. Unternehmen, die noch On-Premises unterwegs sind und vorerst nicht auf die Cloud umstellen können, erhalten mit SAP H4S4 eine starke Zwischenlösung, die sie bis mindestens 2040 nutzen können.

Den HR-Herausforderungen wie dem Fachkräftemangel lässt sich mit SAP HCM und insbesondere mit der Nachfolgelösung SuccessFactors begegnen. Die HR-Produkte von SAP ermöglichen eine Digitalisierung und Automatisierung von Personalprozessen, intelligentes Recruiting und Talentmanagement sowie eine bessere Zusammenarbeit dank Social und Mobile ERP. Unter der Flagge „Analytics“ lassen sich zudem flexible Reports und Prognosen generieren, die strategische Entscheidungen im Personalwesen deutlich optimieren können.