Mitarbeiterbindung mit Microsoft Viva Engage erhöhen
Die Corona-Pandemie hat das Arbeitsleben für viele Menschen nachhaltig verändert. Insbesondere in Büros sind Gesprächs- und Netzwerkmöglichkeiten – wie wir sie von früher kennen – abhandengekommen. Microsoft hat dieses Problem erkannt und mit Viva Engage eine App für Microsoft Teams entwickelt, um das Zugehörigkeitsgefühl wieder zu steigern. In diesem Beitrag erfahren Sie, wie Microsoft Viva Engage Unternehmen dabei hilft, die Mitarbeiterbindung zu stärken.
Die Mitarbeiterbindung beschäftigt Unternehmen nicht erst seitdem es Corona gibt und dadurch mehr Personen als je zuvor im Homeoffice arbeiten. Durch die Pandemie hat sich in vielen Unternehmen nachhaltig etwas verändert: die Büros und Parkplätze sind leerer, der Smalltalk in der Teeküche fehlt genauso wie die Begegnung mit Kolleginnen und Kollegen auf dem Weg zum Besprechungsraum. Neue Mitarbeitende ins Team sowie ins gesamte Unternehmen zu integrieren, ist auf dem virtuellen Weg deutlich schwieriger geworden. Führungskräfte sehen ihre Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter oftmals nur noch in virtuellen Besprechungen mit Fokus auf fachlichen Themen. Im Homeoffice fällt auch der gemeinsame Gang zur Kaffeemaschine weg. Wir nehmen uns seltener Zeit, vor oder nach einer virtuellen Besprechung, mit anderen Teilnehmenden über Themen abseits des Termininhalts zu sprechen. Und ist man den Kolleginnen und Kollegen aus anderen Unternehmensbereichen vor der Pandemie zumindest gelegentlich auf dem Flur begegnet, so entfallen diese zufälligen Treffen jetzt und somit Gelegenheiten, sich auszutauschen.
Dadurch wird den Mitarbeitenden viel Raum an Gesprächsmöglichkeiten genommen, das Netzwerken im Unternehmen geht verloren, genauso wie das Miteinander im Team oder Projekt. Dies kann unter anderem zur Folge haben, dass Informationsverlust entsteht, sich das Zugehörigkeitsgefühl in Alleinsein wandelt, das Wohlbefinden sinkt und die Verbindung zum Unternehmen nachlässt oder gar ganz verloren geht.
Was können Unternehmen im Sinne der Mitarbeiterbindung vor diesem Hintergrund tun?
Viva Engage als Teil der Microsoft Viva Suite
Microsoft versucht mit Viva Engage als Bestandteil der Viva Suite eine Antwort auf diese Frage zu geben. Die App für Microsoft Teams soll ermöglichen, sich ein Unternehmensnetzwerk aufzubauen beziehungsweise das bereits etablierte Netzwerk auch vom Homeoffice aus beizubehalten. In diesem Netzwerk können wir uns mit anderen Mitarbeitenden und auch Vorgesetzten bis hin zum Top Management über unterschiedliche Themen austauschen. Ein großer Vorteil besteht darin, dass dafür keine terminierten virtuellen Jour Fixes, Kaffeepausen oder ähnliches notwendig sind. Viva Engage gibt der Belegschaft die Möglichkeit, jederzeit untereinander in Kontakt zu treten – ganz unabhängig von der zeitlichen Verfügbarkeit. Mitarbeitende können sich miteinander verbinden und in sogenannten Communitys vernetzen. Communitys sind Gruppen, in denen sich virtuell über Interessen, Tätigkeitsfelder und vieles mehr ausgetauscht werden kann. Sie können zudem nach weiteren Communitys suchen oder selbst welche gründen.
Im Privatleben und den dort genutzten Social-Media-Kanälen ist es bereits für viele selbstverständlich, anderen Personen zu folgen und deren Beiträge zu lesen. Mit dem eigenen Profil in Viva Engage haben User die Übersicht über eigene Beiträge in allen Communitys und über die eigenen Follower sowie die Personen, denen man selbst folgt.
Dieses Profil gibt den Mitarbeitenden die Möglichkeit, ihre eigene Persönlichkeit, Meinung und eigenen Interessen in Form von Beiträgen innerhalb und auch außerhalb von Communitys auszudrücken. Das persönliche Profil ermöglicht es weiterhin, anderen Personen sowie Themen zu folgen, die diese Personen beschäftigen.
Mitarbeiterbindung mit Viva (Engage) innerhalb von Teams
Viva Engage ist als Teil der Viva Suite innerhalb von Teams sowohl als App als auch Registerkarte in den Teams-Kanälen verfügbar. Somit müssen Anwenderinnen und Anwender die Teams-Benutzeroberfläche nicht verlassen. Der Arbeitsalltag vieler Mitarbeitenden spielt sich bereits in Teams ab und unnötige Medienbrüche werden durch Viva Engage in Teams vermieden.
Viva Engage lässt sich auch in Teams als Registerkarte in die Kanäle eines einzelnen Teams integrieren. Es können sowohl Communitys als auch Themen als Registerkarte hinzugefügt werden. Letzteres ist dann interessant, wenn ein Thema in mehreren Communitys diskutiert wird, wodurch nicht alle Communitys einzeln in einem Teams-Kanal als Registerkarte eingebunden werden müssen.
Alter Wein in neuen Schläuchen?
Aber Moment: Kennen wir das nicht schon aus Yammer? Hat Microsoft lediglich den Namen der Teams App von Communitys zu Viva Engage geändert? Bis hier mag dieser Eindruck entstanden sein. Ein zweiter Blick auf die Registerkarten in Viva Engage zeigt jedoch eine wesentliche Neuerung: Nebst der Startseite und den Communitys ist dort die persönliche Storyline eingebettet.
Die Storyline ermöglicht das bislang Unmögliche: Beiträge können nun außerhalb von Communitys veröffentlicht werden und Autoren müssen ihre Beiträge nicht mehr thematisch zuordnen. So schafft die Storyline einen eigenen, persönlichen Bereich – wie einen Blog. Vor allem bei neuen Themen, zu denen es eventuell noch gar keine Community gibt, ist das besonders wertvoll.
Weiterhin können User einen Beitrag auf ihrer Storyline veröffentlichen und dadurch auf bestehende Communitys und Themen aufmerksam machen. Das unterstützt das Teilen von Wissen und Informationen und bringt Menschen miteinander in Verbindung. Durch die Storyline können Mitarbeitende von Beiträgen derjenigen Kolleginnen und Kollegen erfahren, die sie thematisch potenziell ebenfalls interessieren. Indem sie diesen Personen folgen, werden ihnen automatisch wertvolle Informationen geliefert. Über diese Informationen hinaus entdecken sie Menschen, Experteninnen und Experten im Unternehmen, mit denen sie sich identifizieren und von deren Wissen sie profitieren können.
Diese Vernetzung im Unternehmen und das Teilen von Gedanken, Ideen, themenbezogenen Inhalten und weiteren Informationen kann in Viva Engage über alle hierarchischen Ebenen hinweg stattfinden. Auch die Geschäftsführung hat somit die Möglichkeit, die Belegschaft zu erreichen. Gerade das Top Management kann dadurch für Mitarbeitende aller Organisationseinheiten und Hierarchieebenen „greifbar“ werden.
Praktisch ist auch, dass Follower sich automatisch über neue Beiträge auf der persönlichen Storyline benachrichtigen lassen und diese Beiträge auf ihrer eigenen Storyline teilen können. Das wiederum erhöht die Reichweite und das persönliche Netzwerk wird vergrößert. Dadurch wird die Basis für eine Zusammenarbeit zu bestimmten Themen, Innovationen für Unternehmen sowie die Identifikation der Mitarbeitenden mit dem Unternehmen geschaffen und die Mitarbeiterbindung erhöht.
Fazit
Zwischenmenschliche Beziehungen und der Austausch im Rahmen von Netzwerken im Unternehmen sind wesentliche Bestandteile der Mitarbeiterbindung. In Zeiten von Homeoffice und Remote-Arbeit wird dies jedoch zunehmend schwieriger. Viva Engage ist ein unkompliziertes Tool für Unternehmen und deren Belegschaft. Mit dem Tool können Mitarbeitende auch auf virtuellem Weg Teil des Unternehmensnetzwerkes sein, Menschen kennenlernen, in Kontakt treten und bleiben, Wissen teilen, Gemeinsamkeiten entdecken und das Gefühl haben, auch im Homeoffice zu einer Community, einem Unternehmen, zu gehören.
Webinar: Mit Microsoft Viva Engage die Mitarbeiterbindung erhöhen
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Über den Autor
Birgit Wegmann beriet als Collaboration Consultant Kunden in Fragen rund um Collaboration-Lösungen mit Microsoft 365. Ihre Schwerpunkte lagen in der Anforderungsaufnahme, Konzeption und Implementierung von Intranets und kundenspezifischen Fachanwendungen auf Basis von SharePoint Online, Collaboration-Lösungen mit weiteren M365-Diensten wie OneDrive, Workflows mit Nintex und Power Automate sowie Teams-Trainings für Power User und Endanwender
