Die Microsoft Power Platform bietet in diesem Zusammenhang die Möglichkeit, bestehende Systeme miteinander zu verbinden und Prozesse schrittweise zu digitalisieren. Anwendungen und automatisierte Abläufe lassen sich so gestalten, dass Informationen strukturiert weitergegeben und Arbeitsschritte reduziert werden.
Prozesse gezielt digitalisieren: Wie Unternehmen mit der Microsoft Power Platform effizienter arbeiten
Viele Unternehmen verfügen heute bereits über leistungsfähige Systeme und etablierte Anwendungslandschaften, etwa mit Lösungen wie SAP oder Microsoft Dynamics. Dennoch sind viele Prozesse im Arbeitsalltag weiterhin unnötig aufwendig. Informationen werden in Excel gepflegt, Freigaben per E-Mail abgestimmt und Daten in unterschiedlichen Systemen verwaltet. Das funktioniert, führt jedoch häufig zu zusätzlichem Aufwand und fehlender Transparenz. Die Herausforderung liegt dabei weniger in den einzelnen Systemen selbst, sondern in deren Zusammenspiel und den dazugehörigen Prozessen. Informationen müssen zwischen Anwendungen ausgetauscht und Abläufe über mehrere Systeme hinweg koordiniert werden.
Autor:in:
- Atakan Chousein Oglou
Das Wichtigste im Überblick
- Die Microsoft Power Platform hilft Unternehmen, bestehende Systeme wie Microsoft Dynamics oder SharePoint effizient zu vernetzen und Prozesse zu digitalisieren.
- Typische Medienbrüche durch Excel-Listen, E-Mails und manuelle Dateneingaben verursachen unnötigen Aufwand, Fehler und fehlende Transparenz.
- Mit Power Apps, Power Automate und Model-Driven Apps lassen sich Workflows automatisieren und Informationen systemübergreifend steuern.
- Eine zentrale Datenbasis und die Verknüpfung verschiedener Datenquellen schaffen konsistente Informationen und bessere Entscheidungsgrundlagen.
- Digitale Workflows reduzieren manuelle Tätigkeiten, beschleunigen Prozesse und sorgen für mehr Transparenz sowie klare Verantwortlichkeiten.
- Die Power Platform ermöglicht die plattformübergreifende Nutzung auf PC, Tablet und Smartphone, wodurch Prozesse flexibel bearbeitet werden können.
- Bereits einzelne Digitalisierungsmaßnahmen können spürbare Effizienzsteigerungen, höhere Mitarbeiterzufriedenheit und einen hohen ROI erzielen.
Wo im Alltag Zeit verloren geht
In vielen Unternehmen bestehen Prozesse aus mehreren Schritten, die über verschiedene Systeme verteilt sind. Informationen werden dabei mehrfach (manuell) erfasst oder weitergegeben, wodurch unnötige Zwischenschritte entstehen. Ein einfaches Beispiel ist der Beschaffungsprozess für IT‑Equipment. Hier wird deutlich, wie verteilte Daten Prozesse verlangsamen: Eine Person trägt ihren Bedarf zunächst in eine Excel-Liste ein und sendet diese per E-Mail an die Führungskraft, die das Budget im ERP-System prüft. Anschließend überträgt der Einkauf die Informationen erneut manuell in das Bestellsystem, während der Lieferstatus später in einem separaten Ticketsystem landet. Durch diese verteilten Datenquellen entstehen unnötige Rückfragen, Fehler und Wartezeiten, obwohl der Prozess eigentlich deutlich schneller ablaufen könnte. Laut McKinsey kann ein großer Teil der Arbeitszeit, teilweise bis zu 30 Prozent, durch Automatisierung und digitale Workflows effizienter gestaltet werden
Wie die Power Platform Prozesse verbindet
Mit der Microsoft Power Platform lassen sich genau diese Lücken schließen. Mit Power Apps können individuelle Anwendungen erstellt werden, die sich an den jeweiligen Prozess anpassen. Power Automate übernimmt wiederkehrende Abläufe und sorgt dafür, dass Informationen automatisch weitergegeben werden. Model-Driven Apps ermöglichen es, strukturierte und datenbasierte Prozesse abzubilden. Das Ziel ist nicht, neue Systeme einzuführen, sondern bestehende Systeme sinnvoll zu verbinden und Prozesse zu vereinfachen.
Daten sinnvoll nutzen und verbinden
Ein wichtiger Punkt ist der Umgang mit Daten. Viele Unternehmen arbeiten mit unterschiedlichen Datenquellen, zum Beispiel SharePoint, Excel oder Dataverse. Die Auswahl der richtigen Basis spielt eine große Rolle für die spätere Nutzung. Gleichzeitig ist entscheidend, wie diese Daten zusammengeführt und weiterverarbeitet werden. Mit Power Query können Daten aus verschiedenen Quellen strukturiert aufbereitet, bereinigt und vereinheitlicht werden. So entsteht eine konsistente Grundlage für Anwendungen und Auswertungen.
Power Automate ergänzt diesen Ansatz, indem Daten automatisch zwischen Systemen übertragen und weiterverarbeitet werden. Manuelle Zwischenschritte entfallen und Informationen stehen dort zur Verfügung, wo sie benötigt werden. Wenn Daten sauber strukturiert sind und automatisiert verarbeitet werden, entsteht ein klarer Vorteil im Alltag. Informationen sind schneller verfügbar und Prozesse lassen sich besser steuern. Gleichzeitig erhöhen einheitliche Datenstrukturen die Transparenz und erleichtern Auswertungen sowie Anforderungen wie Audits oder interne Analysen.
Was sich in der Praxis verändert
In unseren internen Projekten sehen wir immer wieder ähnliche Situationen. Prozesse sind vorhanden, aber nicht klar strukturiert. Informationen müssen gesucht werden und Abstimmungen kosten Zeit und Aufwand. Informationen werden zukünftig an einer Stelle erfasst und automatisch weitergegeben. Aufgaben sind klar zugeordnet und der aktuelle Stand ist jederzeit sichtbar.
Studien zeigen, dass solche digitalen Workflows nicht nur Zeit sparen, sondern auch Prozesse messbar beschleunigen. Laut Forrester können Anwender durch den Einsatz der Power Platform im Arbeitsalltag Zeitersparnisse von bis zu 25 Prozent erreichen. Das führt dazu, dass weniger manuelle Arbeit notwendig ist und Prozesse insgesamt strukturierter ablaufen. Letztendlich sorgen diese Vorteile auch dafür, dass die Zufriedenheit unter den Mitarbeitenden steigt.
Eine Plattform für viele Bereiche
Ein großer Vorteil der Power Platform ist, dass sie nicht nur für einzelne Anwendungsfälle genutzt wird. Unternehmen können damit verschiedene Prozesse und Bereiche innerhalb einer Plattform abbilden. Das bedeutet, dass Anwendungen nicht einzeln nebeneinanderstehen, sondern zusammenarbeiten. Daten können gemeinsam genutzt werden und Prozesse greifen ineinander. So entsteht ein zentraler Überblick über Geschäftsprozesse und Abläufe im Unternehmen. Statt vieler einzelner Lösungen entsteht eine einheitliche Plattform, auf der unterschiedliche Prozesse zusammengeführt werden.
Nutzung im Arbeitsalltag
Die Anwendungen können flexibel genutzt werden. Im Büro am PC, im Meeting auf dem Tablet oder unterwegs auf dem Smartphone. Das sorgt dafür, dass Prozesse direkt bearbeitet werden können und nicht erst später dokumentiert werden müssen. Informationen sind sofort verfügbar und aktuell.
Fazit
Viele Unternehmen haben bereits die nötigen Systeme. Trotzdem entstehen im Alltag oft unnötige Aufwände, weil Prozesse nicht durchgängig verbunden sind. Die Microsoft Power Platform bietet die Möglichkeit, genau diese Prozesse zu strukturieren und miteinander zu verbinden. Eine Forrester-Studie zeigt, dass Unternehmen durch den Einsatz der Power Platform einen Return on Investment von über 200 Prozent erzielen können. Unsere Erfahrungen und die Studien zeigen, dass bereits einzelne, gezielt umgesetzte Lösungen einen spürbaren Unterschied machen können.
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