Projektstart mit System: Die Reiseroute für erfolgreiche IT-Projekte

Stellen Sie sich vor, Sie planen einen Familienurlaub. Bevor die Koffer gepackt werden, steht erst einmal die wichtigste Frage im Raum: Wohin soll die Reise gehen? Ist diese Entscheidung nach intensiver Abstimmung getroffen und sind die unterschiedlichen Wünsche unter einen Hut gebracht, scheint der Urlaub zum Greifen nah. Bereit für die Abfahrt? Noch nicht ganz.

Auch in IT-Projekten wird nach der Zielklärung oft darauf gedrängt, direkt mit der Anforderungserhebung und der Entwicklung zu beginnen. Im folgenden Blog-Beitrag möchten wir aufzeigen, warum es für erfolgreiche IT-Projekte sinnvoll ist, sich zu Beginn bewusst Zeit für ein praxistaugliches Projekt-Setup zu nehmen.

Dass diese Phase nicht unterschätzt werden sollte, belegen auch aktuelle Studien: Laut einer Erhebung des BITKOM e.V. scheitern rund 75 % aller IT-Projekte bereits aufgrund von Fehlern in der Initialisierungsphase. Fehlende Klarheit über die Projektziele, ungenügend definierte Anforderungen und eine unklare Rollen- und Aufgabenverteilung führen später zu teuren Verzögerungen und Nachbesserungen.

Ein fundiertes Projekt-Setup hilft, diese typischen Fallstricke zu vermeiden. Es sorgt dafür, dass alle Beteiligten von Anfang an die gleichen Erwartungen und ein gemeinsames Verständnis über Vorgehen und Verantwortlichkeiten haben. So legen Sie den Grundstein für eine erfolgreiche Projektdurchführung – effizient, ressourcenschonend und mit einem klaren Fokus auf den Projekterfolg.

Was bedeutet eigentlich Projekt-Setup?

In Projekten stellen wir als Berater immer wieder fest, dass viele Unternehmen grundlegende Prozesse für die Zusammenarbeit nicht oder nur unzureichend definieren. Damit ist das Projektziel oft schon von Beginn an ungewollt gefährdet.

Um den Bogen zum Urlaubsbeispiel zu spannen – bevor Sie mit Ihrer Familie ins Auto steigen, klären Sie in der Regel noch einige wichtige Fragen:

• Wer übernimmt das Steuer, und wechseln wir uns beim Fahren ab?
• Wie finden wir den besten Weg – klassisch mit Karte und Straßenschildern oder bequem per Navigationssystem?

Ganz ähnlich funktioniert ein gut aufgesetztes IT-Projekt. Auch hier müssen die Verantwortlichen vor dem Start entscheidende Weichen stellen:

• Wer sind die relevanten Stakeholder, die von der Anforderungserhebung über die Entwicklung bis hin zum Fachtest und der Produktivsetzung beteiligt sind?
• Wann und wie erfolgt die Übergabe von Aufgaben an die nächste Stakeholder-Gruppe, und wer trifft die notwendigen Entscheidungen?
• Welche Tools nutzen wir für die Zusammenarbeit – setzen wir auf professionelle Lösungen wie Jira oder bleibt es bei klassischen Excel-Tabellen?

Ein Projekt sollte möglichst frühzeitig so gestaltet werden, dass die Regeln für die Zusammenarbeit klar definiert, die Meeting-Strukturen festgelegt und ein gemeinsam abgestimmter Prozess für die Bearbeitung von Aufgaben (z. B. über ein Ticketsystem) etabliert wird.

Nur so stellen Sie sicher, dass alle Beteiligten dieselbe Route kennen, das passende „Navigationssystem“ nutzen – und Ihr Projekt nicht schon an der ersten Kreuzung ins Stocken gerät.

Bestandteile eines erfolgreichen Projekt-Setups

Ein durchdachtes Projekt-Setup bildet die Grundlage für eine strukturierte und effiziente Zusammenarbeit. Im Folgenden erläutern wir die zentralen Elemente, die sich in unseren Projekten bewährt haben:

• Projekt-Stakeholder: Bereits zu Projektbeginn sollte klar definiert sein, wer aktiv am Projekt mitarbeitet (z. B. Projektleitung, Entwicklung, Testmanagement) und wer lediglich informiert wird (z. B. Unternehmensleitung). Diese Transparenz ist entscheidend, um Anforderungen und Entscheidungen über alle Projektphasen hinweg — von der Entstehung bis in den Betrieb — nachvollziehbar zu gestalten.
• Aufgaben und Verantwortlichkeiten: Die Verantwortlichen legen für alle identifizierten Stakeholder die Aufgaben, Zuständigkeiten und Entscheidungsbefugnisse eindeutig fest und dokumentieren sie. So wissen alle Beteiligten, welchen Beitrag sie im Projekt leisten und an welchen Stellen sie Entscheidungen treffen.
• Zusammenarbeitsprozess: Um eine effektive Zusammenarbeit sicherzustellen, wird auf Basis der Stakeholder-Analyse ein gemeinsamer Prozess definiert, der sich später in einem Ticket-Tool abbilden lässt. Hierbei ist festzulegen, wann und wie Anforderungen zwischen den Stakeholdern übergeben werden und wer für die jeweiligen Prozessabschnitte verantwortlich ist.
• Kommunikationswege und Meetingstrukturen: Prozessübergaben erfolgen häufig im Rahmen von Meetings, in denen verbindliche Entscheidungen getroffen werden. Damit diese Übergaben reibungslos gelingen, müssen die Meetings entscheidungsfähig sein — das heißt, alle relevanten Stakeholder sollten anwesend sein. Ein standardisierter Meeting-Ablauf mit klarer Agenda unterstützt die Effizienz. Zudem sollte ein zentrales System definiert werden, in dem sämtliche Entscheidungen dokumentiert werden. So wird vermieden, dass Informationen unstrukturiert über E-Mails, Ticket-Tools oder Textdokumente verstreut werden.
• Technische Umsetzung: Gerade bei einer Vielzahl von Stakeholdern empfiehlt sich der Einsatz eines Tools wie Jira oder GitLab sowie einer zentralen Dokumentationsplattform (z. B. Wiki, Confluence). Da die technische Infrastruktur von Organisation zu Organisation variiert, wählen die Verantwortlichen die passenden Tools idealerweise frühzeitig aus und stimmen deren Nutzung mit der internen IT ab.

Ein klar strukturiertes Projekt-Setup ist essenziell für den Projekterfolg. Unsere Erfahrung zeigt, dass die konsequente Berücksichtigung der oben genannten Elemente maßgeblich zur Qualität und Effizienz der Zusammenarbeit beiträgt. Wichtig ist es jedoch, das Setup regelmäßig zu hinterfragen und bei Bedarf flexibel an die Anforderungen und Ziele des Projekts anzupassen.

Ausblick

Wir hoffen, wir konnten Ihnen mit unseren Ausführungen einen Einblick geben, worauf es beim Aufsetzen von IT-Projekten ankommt. Denn ob Urlaubsreise oder IT-Projekt – eine sorgfältige Vorbereitung ist der Schlüssel zum Erfolg.

Unser Tipp: Nehmen Sie sich bewusst Zeit für das Projekt-Setup und verankern Sie die beschriebenen Elemente frühzeitig in Ihrem Projektplan. Sollten Sie im weiteren Projektverlauf feststellen, dass einzelne Aspekte des Setups noch Optimierungspotenzial bieten, scheuen Sie sich nicht, diese gezielt nachzuschärfen. Ein gutes Setup lebt von kontinuierlicher Anpassung.