Agiles Arbeiten mit Jira leicht gemacht

Agiles Arbeiten – ursprünglich ein Konzept aus der Software-Entwicklung – wird mittlerweile in unzähligen Bereichen eingesetzt. Es bestimmt die Art und Weise wie Teams zusammenarbeiten und sorgt für passgenaue Projektprozesse. Als leistungsstarkes Software-Tool kommt Atlassian Jira in vielen agilen Projekten zum Einsatz.

Was ist Jira?

Jira ist eine performante Software zur Vorgangs- und Projektverfolgung, die weltweit von agilen Entwicklungs-Teams zur Überwachung von Bugs, Stories, Epics und anderen Aktivitäten eingesetzt wird. Entwickelt wurde die Software von Atlassian, einem australischen Software-Unternehmen. Jira verfügt über viele nützliche Funktionen, die im Projektmanagement den Umgang mit Herausforderungen zu einem echten Spaß machen.

Für die Projektunterstützung gibt es drei verschiedene Module:

  • Jira Software für Software-Entwicklungs-Teams
  • Jira Work Management für Business Teams
  • Jira Service Management für Service Teams

Außerdem bietet Atlassian für das agile Programmanagement das Modul Jira Align an.

Aufgrund des breiten Angebots findet jedes Unternehmen die für seine spezifischen Geschäftsprozesse passende Lösung, selbst wenn die eigenen Prozesse keinem Standard entsprechen. Mit den verschiedenen Modulen von Jira kann eine breite Palette von Workflows und Tasks abgebildet werden.

Auch externe Systeme und Anwendungen können leicht mit dem Jira-Tool verbunden werden. Zendesk, Git, Salesforce, SugarCRM und Microsoft Dynamics CRM werden beispielsweise häufig mit Jira kombiniert [1].

Jira und agile Teams

Eine der wichtigsten Voraussetzungen für ein erfolgreiches Projekt ist die Team-Arbeit, die beim agilen Arbeiten im Vordergrund steht. Große agile Teams arbeiten vorwiegend nach dem „Wir“- Prinzip, welches sich auch in der Arbeitsweise von Jira wiederfinden lässt. Für agile Teams gibt es keine allgemeingültigen Organisationsregeln, viele orientieren sich jedoch an den Prinzipien von Scrum und/oder Kanban, welche beide in Jira abbildbar sind [2].

Beispiel für einen Anwendungsfall mit Jira: Steuerung einer Kostümherstellung

Wie kann ein Projekt in Jira wiedergegeben werden?

Nehmen wir dazu das Beispiel „Kostümentwurf“. Erste Fragen, die sich ergeben, sind: Wie sieht der Entwurfsprozess aus? Wie wird die Arbeit am besten organisiert, so dass ein erfolgreiches Ergebnis erzielt wird? Eine wichtige Grundlage für die Beantwortung dieser ersten Fragen ist die Visualisierung der Projektidee und der einzelnen Arbeitsschritte.

In unserem Beispiel umfasst der Entwurf eines Kostüms folgende Bestandteile: Haare, Schuhe, Make-up und die Kleidung. Um die Kreation der einzelnen Bestandteile zu organisieren, kommt Jira zum Einsatz.

Beim agilen Arbeiten ist es üblich, für jede Aufgabe Tickets zu erstellen, die in Boards organisiert werden. Diese Arbeitsweise lässt sich in Jira wiederfinden. Für die Erstellung von Projekten bietet Jira jeweils eine vordefinierte Ticket-Struktur, eine vordefinierte Board-Struktur und einen vordefinierten Workflow an. Jede dieser Strukturen kann bei Bedarf individuell angepasst werden.

Für unser Beispielprojekt haben wir uns für eine Vorlage aus dem Modul Work Management entschieden. Alle folgenden Abbildungen und Funktionen wurden mit der Jira Cloud Version vom 12.05.2022 erstellt.

Unser vordefinierter Workflow sieht wie folgt aus:

Abb. 1: Vordefinierter Workflow in Jira (Quelle: Screenshot Vanessa Schreuder, CONET)

Das Board besteht aus den Spalten: „Zu erledigen“ (to do), „In Arbeit“ (in progress) und „Fertig“ (done).

Für unsere Kostümherstellung möchten wir gerne für einzelne Teile des Designs Feedback einholen und fügen aus diesem Grund im Board eine weitere Spalte mit dem Namen „Feedback“ hinzu. Per Drag-and-Drop kann die Reihenfolge der Spalten im Board einfach angepasst werden.

Abb. 2: Kanban-Board in Jira individuell anpassen (Quelle: GIF Gresa Nuredini, CONET)

Der gewählte Workflow erlaubt es, die Aufgaben von einem Status in einen anderen zu verschieben. Für unser Beispiel benötigen wir jedoch einen angepassten Workflow, der es nicht erlaubt aus „to do“ direkt zu „feedback“ zu springen. Unser neuer Workflow sieht wie folgt aus:

Abb. 3: Workflow-Bearbeitung in Jira (Quelle: GIF Gresa Nuredini, CONET)

Im nächsten Schritt füllen wir das Board mit Leben und erstellen für jeden einzelnen Arbeitsschritt der Kostümherstellung ein Ticket. Um den Prozessfortschritt nachzuvollziehen, lassen sich die Tickets per Drag-and-Drop im Board zwischen den einzelnen Workflow-Status verschieben. Auch ein zeitlicher Rahmen lässt sich durch das Eintragen eines Start- und Fälligkeitsdatums im Ticket abbilden.

Abb. 4: Ticket-Erstellung in Jira (Quelle: GIF Gresa Nuredini, CONET)

Für manche Arbeitsschritte unseres Projekts fehlen in der vordefinierten Ticket-Struktur passende Felder, zum Beispiel für Ausgaben, Schuhgröße, Körpermaße etc. Dies lässt sich durch das Erstellen eines neuen Vorgangstyps lösen.

In Jira ist ein Vorgangstyp durch seine Ticket-Struktur definiert. Wird zusätzlich eine neue Ticket-Struktur benötigt, wird dafür ein neuer Vorgangstyp angelegt. Die Struktur eines Vorgangstyps lässt sich im Projektverlauf zu jeder Zeit ändern, auch der initial angelegte Vorgangstyp lässt sich anpassen.

In unserem Beispiel legen wir einen neuen Vorgangstyp mit dem Namen „Maßanfertigung“ an. Dafür kann aus folgenden Feldtypen ein individuelles Feld namens „Körpermaße“ angelegt werden.

Abb. 5: Vorgang „Feld erstellen“ in Jira (Quelle: Screenshot Vanessa Schreuder, CONET)

Die Erstellung des Vorgangstyps sieht wie folgt aus:

Abb. 6: Vorgangstyp mit benutzerdefiniertem Feld in Jira erstellen (Quelle: GIF Gresa Nuredini, CONET)

Roadmaps in Jira

Wir alle kennen den Spruch: „Bilder sprechen mehr als tausend Worte“ – dieser Devise folgt auch Jira und visualisiert einzelne Arbeitsschritte in Roadmaps. In diesen werden sowohl der Zeitrahmen als auch Abhängigkeiten zwischen den Tickets bildhaft dargestellt [3].

Roadmaps eignen sich für Projekt-Teams gut zur Lösung von Skalierungsproblemen.

Abb. 7: Roadmap-Nutzung in Jira (Quelle: GIF Gresa Nuredini, CONET)

Jira bietet Roadmap-Lösungen für unterschiedliche Firmengrößen, angefangen bei einzelnen Teams bis hin zum großen Unternehmen. Sie können sich dies als eine Art Leiter vorstellen:

  • Am Anfang der Leiter stehen die Roadmaps für die Team-Planung. Diese unterstützen ein Team bei der Darstellung seiner Roadmap und der internen Planung.
  • Nächste Stufe sind die fortgeschrittenen Roadmaps für die Cross-Team-Planung, die vielen Teams über mehrere Projekte hinweg dabei helfen, komplexere Roadmaps zu visualisieren, unterschiedliche Abhängigkeiten zu verwalten und die Kapazität für mehrere Teams zu planen.
  • An der Spitze der Leiter steht die Gesamtlösung Jira Align, eine komplexe Portfolio- und Programmplanung.

Berichte in Jira

Ein agiles Team zu leiten bedeutet, regelmäßig Feedback dazu einzuholen, wie produktiv die aktuellen Arbeitsweisen für dieses Projekt sind. Hier unterstützt Jira mit vordefinierten oder individuell erstellten Berichten [4].

Im Bereich „Berichte“ sind vordefinierte Vorlagen zu finden, wie beispielsweise „erstellte vs. erledigte Vorgänge“, „durchschnittliches Alter“, „Lösungszeit“ und viele mehr. So lassen sich ohne viel Aufwand Berichte über ein Projekt generieren. Berichte können neben dem Jira Modul Work Management auch über benutzerdefinierte Filter individuell erstellt und angepasst werden [4].

Abb. 8: Bericht „Kreisdiagramm“ aus Jira (Quelle: Screenshot Vanessa Schreuder, CONET)

Fazit

Gutes Projektmanagement steht und fällt mit seinen Best Practices und Tools. Jira fasst viele der Best Practices und Tools in einer leicht skalierbaren, agilen und zuverlässigen Software zusammen.

Unabhängig davon, ob es sich um ein Software-Projekt, HR Management oder ein persönliches Projekt wie die Kostümherstellung handelt – Projekte aller Art lassen sich in Jira einfach und schnell abbilden.

Sie haben hier einen ersten Überblick über die Funktionen, die Jira bietet, erhalten. Abseits der genannten Punkte bietet Jira noch vieles mehr. Wenn Sie mehr über Jira erfahren und einer geführten Anleitung zum Projektmanagement mit Jira Cloud folgen möchten, dann besuchen Sie unser Webinar: Projektmanagement in der Jira Cloud am 14. Juni 2022. Dort stellen wir Ihnen die bereits genannten und weitere Funktionen vor und geben Ihnen eine Do-it-yourself-Anleitung.

Los geht‘s mit Jira! Wir unterstützen Sie gerne.

 

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Über den Autor

Junior Consultant bei CONET Solutions GmbH | Website

Vanessa Schreuder ist seit April 2020 als Junior Consultant bei CONET tätig und berät intern und extern im Bereich Service Management mit Fokus auf die Atlassian Produkte.

Junior Consultant bei CONET Solutions GmbH | Website

Gresa Nuredini ist seit Januar 2022 bei CONET als Junior Consultant tätig und unterstützt im Bereich Service Management für JIRA.

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