Success Story: Digitalisierung mit Weitblick – Erfolgreich transformieren mit Microsoft-Technologien

Seit mehr als sieben Jahren begleitet conet die Alexander von Humboldt-Stiftung bei der digitalen Transformation. Der Einstieg begann mit der Einführung von Microsoft 365 und Teams – heute umfasst die Zusammenarbeit ein breites Spektrum an Digitalisierungs-, Sicherheits- und Innovationsprojekten auf der Microsoft-Plattform. Die kontinuierliche Weiterentwicklung erfolgt im Rahmen eines Cloud-Projektes, das die Grundlage für unsere flexible und bedarfsorientierte Unterstützung bildet.

Inhaltsverzeichnis

• Ausgangssituation: Digitale Anforderungen trafen auf gewachsene Strukturen
• Lösung: Zukunftsfähige Plattformen für Prozesse und Zusammenarbeit
• Nutzen: Digitale Lösungen, die messbaren Mehrwert schaffen

Ausgangssituation: Digitale Anforderungen trafen auf gewachsene Strukturen

Die Alexander von Humboldt-Stiftung fördert den internationalen wissenschaftlichen Austausch durch Stipendien und Preise für Forschende aus aller Welt. Sie ermöglicht Forschungsaufenthalte in Deutschland ebenso wie den weltweiten Austausch deutscher Wissenschaftlerinnen und Wissenschaftler mit dem globalen Humboldt-Netzwerk. Als Mittlerorganisation der Auswärtigen Kultur- und Bildungspolitik steht sie für wissenschaftliche Exzellenz, individuelle Förderung und den Schutz gemeinsamer Werte wie Wissenschaftsfreiheit und Diversität.

Um diese vielfältigen Aufgaben wirkungsvoll umzusetzen, ist die Stiftung auf moderne, vernetzte IT-Lösungen angewiesen – von sicheren Cloud-Infrastrukturen über Prozessdigitalisierung bis hin zu datenschutzkonformen Kollaborationsplattformen. Gerade im internationalen Kontext braucht es technische Lösungen, die flexibel, skalierbar und rechtskonform sind. Hier kommen unsere Dienstleistungen ins Spiel: Wir unterstützen die Alexander von Humboldt-Stiftung dabei, ihre digitalen Prozesse effizient, sicher und zukunftsfähig zu gestalten. Im Zuge des wachsenden digitalen Reifegrads entstand zudem der Wunsch, wegweisende Technologien wie Künstliche Intelligenz strategisch zu evaluieren und schrittweise einzuführen.

Lösung: Zukunftsfähige Plattformen für Prozesse und Zusammenarbeit

conet bringt seine Expertise in mehreren Handlungsfeldern ein. Von der technischen Basis bis hin zur konkreten Prozessdigitalisierung und Innovationsentwicklung:

Aufbau einer modernen Arbeitsumgebung

Die Einführung von Microsoft 365 mit Microsoft Teams als zentrale Plattform bildete den Ausgangspunkt. In den Folgejahren wurde die Umgebung kontinuierlich weiterentwickelt, unter anderem durch eine strukturierte Nutzung von SharePoint, Power Platform und Power BI.

IT Security & Datenschutz

Im Rahmen des Projektes wurde ein umfassender Penetrationstest durchgeführt, der sowohl die digitale Infrastruktur als auch physische Sicherheitsaspekte vor Ort umfasste. Außerdem begleiten wir jährlich die Aktualisierung der Datenschutzfolgenabschätzung, um rechtliche Bewertungen gegenüber den regelmäßig veränderten Microsoft-Datenschutzbestimmungen abzusichern. Ein Beispiel: Die Datenhaltung des Unternehmensnetzwerks Engage wurde erfolgreich aus den USA nach Europa migriert, als diese Option zur Verfügung stand – ein wichtiger Schritt für Datenschutzkonformität und regionale Datenhaltung, wenn das Tool für die erweiterte interne Kommunikation eingeführt wird.

Reporting mit Power BI

Gemeinsam mit dem Kunden wurde Power BI evaluiert. Es soll künftig als strategisches Reporting-Tool etabliert werden. Der erste zentrale Bericht ermöglichte es, manuelle und zeitaufwändige Arbeiten rund um IT-Kostenanalysen zu automatisieren. Variable und fixe Kosten lassen sich nun systematisch vergleichen, Forecasts effizienter ableiten. So wurde nicht nur Transparenz geschaffen, sondern auch Entscheidungsprozesse spürbar beschleunigt und vereinfacht.

Digitalisierung von Prozessen mit Power Platform

Die Alexander von Humboldt-Stiftung hat bereits mehrere Prozesse auf der Power Platform abgebildet. Besonders hervorzuheben sind zwei Prozesse, die kürzlich neu aufgebaut wurden:

Komplexer Prozess – Raumbuchung deluxe

Eine individuell entwickelte PowerApp ermöglicht die komfortable Buchung von Räumen: auch direkt über den Outlook-Kalender. Gleichzeitig werden je nach Bedarf automatisch weitere interne Dienste informiert, etwa für die Bestuhlung, Medientechnik oder das Catering. Die größte Herausforderung bestand in der tiefen technischen Integration mit Outlook. Die fertige Lösung sorgt künftig für einen reibungslosen Ablauf, und Buchungen werden über Microsoft Teams oder Outlook an relevante Beteiligte kommuniziert.

Einfacher Prozess – PMO-Antrag

Für neue Projektanträge wurde ein strukturiertes Formular geschaffen, welches die Zwischenspeicherung von Eingaben erlaubt. Die im Formular enthaltene Logik prüft die Relevanz des Projektes für die Stiftung, indem Faktoren wie benötigte IT-Ressourcen oder Abstimmungen mit anderen Projekten bewertet werden. Ferner werden mit einer Basis-Logik weitere Informationen abgefragt, wenn die bisherigen Eingaben dies erfordern. So lassen sich Synergien im Unternehmen für eine höhere Effizienz bündeln.

Künstliche Intelligenz (Microsoft 365 Copilot)

Die Alexander von Humboldt-Stiftung verfolgt einen strukturierten Ansatz zur Einführung von KI-Lösungen. In einem ersten Schritt wurden Workshops mit Fachabteilungen durchgeführt, um bestehende Use Cases zu identifizieren und den tatsächlichen Bedarf zu konkretisieren. Eine der Grundlagen ist die bestehende Microsoft-Cloud-Infrastruktur, sodass insbesondere Microsoft 365 Copilot in der näheren Auswahl steht. Die Zielsetzung: produktivitätssteigernde Unterstützung auf Basis bereits verfügbarer Daten, out-of-the-box und sicher integriert. Dabei wird vor allem auch die Governance des Tenants überprüft, damit Copilot korrekte Informationen wiedergeben kann.

Organisationsstruktur im Intranet der AvH

Eine Microsoft-365-basierte Eigenentwicklung ermöglicht die automatische Visualisierung des Organigramms auf Basis zentraler Datenquellen.

Nutzen: Digitale Lösungen, die messbaren Mehrwert schaffen

Die langjährige Zusammenarbeit zwischen der Alexander von Humboldt-Stiftung und conet zeigt, welchen Mehrwert eine strategische und gleichzeitig praxisnahe Nutzung der Microsoft-Plattform leisten kann:

Manuelle Tätigkeiten konnten abgelöst, Prozesse digitalisiert und Arbeitsabläufe spürbar beschleunigt werden – insbesondere durch PowerApps, automatisierte Benachrichtigungen und die Reduzierung redundanter Kommunikation – was letztendlich zu Effizienzgewinnen führt. Power BI schafft eine fundierte Basis für faktenbasierte Entscheidungen, insbesondere im Bereich IT-Kostensteuerung und Ressourcenplanung. Die strukturierte Heranführung an KI-Anwendungen sorgt für Zukunftssicherheit und ermöglicht es, neue Technologien gezielt zu nutzen. Und das ohne Risiko und mit maximaler Kontrolle über Daten und Prozesse.

Die regelmäßige rechtliche Bewertung der Microsoft-Datenschutzrichtlinien sowie umfassende Security-Maßnahmen sorgen für Vertrauen und Konformität. Das Projekt erlaubt es, kurzfristig auf neue Bedarfe zu reagieren: ob beim Einsatz neuer Tools, bei Sicherheitsmaßnahmen oder der Automatisierung weiterer Prozesse.

«Durch die von conet eingeführte und ständig weiterentwickelte Microsoft-365-Umgebung profitieren wir von einer ganzheitlichen, dynamischen und zukunftsorientierten IT-Landschaft – mit messbarem Mehrwert für Mitarbeitende, Fachabteilungen und Führungskräfte.»

Herr Andreas Meier, Referatsleiter IT Alexander von Humboldt-Stiftung

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