Prozesscontrolling: OMNITRACKER Workflows unter der Lupe

Ist ein IT-gestützter Workflow-Prozess erst mal im Einsatz, wird er oft so wie er ist von allen Beteiligten hingenommen und gelebt. Punktuelle Probleme werden in einem solchen Fall gerne als Unpässlichkeiten wahrgenommen und pragmatisch umgangen. Denn hat man die ideenreiche Projektphase der Entwicklung und die stark fordernde Einführungsphase verlassen, geht man nach einiger Zeit in den gewohnheitsmäßigen Betrieb über, der Fokus der Beteiligten wechselt nun von der Metaebene der Prozessgestaltung zurück auf das Tagesgeschehen. Die Prozessziele (Effizienz u. Effektivität), Workload und Performance werden oft nur über den Gesamtoutput aus Sicht des gesamten Prozesses und ohne messbaren Zusammenhang davon isoliert unter dem subjektiven Eindruck aus Sicht der Einzelaktivitäten und Workflowphasen auf Arbeitsebene nur sehr eingeschränkt betrachtet. Aus solchen eher undifferenzierten Informationen folgt dann eine Einschätzung der Gesamtlage.

Eine Bestimmung von Leistungsparametern und gemessene Kennzahlen hingegen geben dem Prozesscontrolling eine faktische und objektive Grundlage. Punktuelle Prozessprobleme werden so besser erkannt, objektiv erfasst und sind gut darstellbar. Insbesondere wenn eine notwendige Veränderung des Prozesses oder die benötigte Umdisposition von Ressourcen und Personal zunächst nicht in das Blickfeld geraten, sind Messwerte das einzige wirklich genaue und verlässliche Kriterium. Verbesserungsprojekte zur Lösung struktureller Probleme lassen sich bei frühzeitiger Erkennung besser einleiten, als wenn sich eine lange Zeit gelebte nicht optimale oder sogar unerkannte falsche Prozessstrukturen verfestigen. Notwendige Anpassungen sollten sich nicht verzögern oder der gebotenen Prozessoptimierung unentdeckt entziehen.

Prozesscontrolling: OMNITRACKER Workflows unter der Lupe Teil 1

In 3 Teilen erläutern wir Möglichkeiten für das kontinuierliche Prozesscontrolling im OMNITRACKER Web-Client.

Teil 1: Aktuelle Messwerte erzeugen und Datengrundlage zur Auswertung herstellen
Teil 2: Listendarstellung im OMNITRACKER Web-Client (noch nicht erschienen)
Teil 3: Chart Darstellung im OMNITRACKER Web-Client mittels Microsoft Blazor (noch nicht erschienen)

Aktuelle Messwerte erzeugen und Datengrundlage zur Auswertung herstellen

OMNITRACKER bietet für seine Workflowprozesse „Key-Performance-Indicators“ (KPI) an, die nach entsprechender Einrichtung vielfache Möglichkeiten der individuellen Kennzahlenermittlung von Workflowprozessen bereitstellen. Leider stehen die von den Entwicklern dazu benötigten Darstellungskomponenten für die mit diesem Subsystem gewonnenen und erst mal verborgenen Daten nur im OMNITRACKER-Client („Fat-Client“) aber nicht im Web-Browser zur Verfügung. Ein Erkenntnisgewinn daraus ist für Interessenten, die als nicht technisch-administrative Nutzer nur den Web-Client nutzen, so nicht möglich. Da wir entsprechende Auswertungen ohne Einsatz des OMNITRACKER-Clients im Web-Browser ermöglichen wollen, haben wir die dazu benötigte Infrastruktur geschaffen. Über die KPI hinaus werden zusätzlich wertvolle Informationen aus den Historien gewonnen.

1.1 OMNITRACKER-KPI vorwiegend für Quantitäten/ KPI-Historie für Zeitreihen und Trends

1. Zuerst werden KPI für die betreffenden Workflows definiert – dies wird im OMNITRACKER im betreffenden Workflow-Ordner je gewünschter Messung deklarativ formuliert. In unserem Beispiel-Prozess der redaktionellen Bearbeitung von gelieferten Beiträgen zu diversen Themen in zu erstellenden Fachartikeln werden beispielsweise die Prozentanteile der übernommenen Beitrage aller Zulieferer insgesamt im Verhältnis zu allen Beiträgen insgesamt oder in einem weiteren KPI der Anteil übernommener Beiträge je Zulieferer an allen übernommenen Beiträgen aufgezeichnet. Mit den Bordmitteln des KPI-Subsystems im OMNITRACKER kann man Messgrößen in unterschiedlichsten Situationen im Workflowgeschehen regelmäßig automatisiert aufzeichnen. Gewünschte Momentaufnahmen (immer als Anzahl oder Prozentwerte) lassen sich in vielerlei Hinsicht mit dem Regel-Editor bedarfsgerecht formulieren. So entsteht jeweils ein zum Zeitpunkt der Aufzeichnung aktueller Schnappschuss der gewünschten Quantitäten in einer Workflowsituation. Dies alles ist im OMNITRACKER bereits von Hause aus integriert und ist immer wieder anpassbar. Eine etwas verkürzte, aber für Zeitreihen nützliche KPI-Historie dieser Schnappschüsse wird ebenfalls aufgezeichnet. Die Messwerte können bei Bedarf noch klassifiziert werden. Beispielsweise bei mehr als 100 nicht übernommenen Beiträgen wird z.B. eine Markierung „Warning“ gesetzt. KPI liefern einerseits Messwerte zur Bestimmung der Leistung und Produktivität des Prozesses (In-/Through- u. Output-Kennzahlen) und andererseits, je nach Gestaltung des gemessenen Prozesses, auch Zahlen zur Qualität.
2. Durch unsere zusätzliche Softwareanteile werden auf explizite Anforderung oder periodisch, die nicht über den Web-Client zugänglichen, KPI-Daten aus den internen Strukturen des OMNITRACKER in im Web-Client sichtbare Strukturen überführt und aufbereitet.
OMNITRACKER - Folder Definition

Hier sehen wir einen KPI, der je Zulieferer den Anteil in % an allen übernommenen Beiträgen zum Zeitpunkt der Messung aufzeichnet. (1/2)

OMNITRACKER - Key Performance Indicator (KPI)

Hier sehen wir einen KPI, der je Zulieferer den Anteil in % an allen übernommenen Beiträgen zum Zeitpunkt der Messung aufzeichnet. (2/2)

1.2 Historie für zeitliche Betrachtungen

1. Zusätzlich zu den OMNITRACKER KPI werden durch unserer Softwareanteile die Historien der einzelnen Workflow-Vorgänge herangezogen, da hier zeitliche Informationen, die nicht mittels KPI ermittelbar sind, zur weiteren Auswertung aufbereitet werden können. Hierzu werden alle Historieneinträge auf Statuswechsel der Workflow-Zustände, letztendlich die meistens mit Zuständigkeitswechsel verbundenen Bearbeitungsphasen innerhalb der Workflows, ermittelt und in eigens dafür erstellte Datenstrukturen überführt. Dies geschieht im Verbund mit der Auswertung der KPI, um ein konsistentes Abbild der Situation zum Zeitpunkt der Erstellung der Messdatenlage zu erhalten. Auch hier kommen ausschließlich OMNITRACKER Bordmittel zur Entwicklung zum Einsatz (Ordner, Tasks und VBScript). Aus den Historien lassen sich Bearbeitungs- und Durchlaufzeiten ermitteln und aggregieren.

2. Die Historiendaten werden in einem 3-stufigen Verfahren zuerst gesammelt, dann zur weiteren Verarbeitung und Sichtung aufbereitet und schlussendlich nach unterschiedlichen Aspekten aggregiert.

OMNITRACKER - Auftrag Bedarfsdecker

OMNITRACKER – Auftrag Bedarfsdecker

1.3 Steuern und Auslösen der Datenbeschaffung

Die Auswertungen werden angefordert, um die bisher beschrieben Messdatenlage herzustellen. Hierbei können die Workflow-Ordner einzeln ausgewählt werden oder alle (Begriff: Gegenstand der Messungen). Der Auswertungsvorgang sollte zeitlich eingegrenzt werden (Kriterium für den Betrachtungszeitraum ist das Erstellungsdatum der Workflow-Objekte), denn sonst kann die Datenmenge für eine sinnvolle Auswertung zu groß werden. Der Vorgang kann auch automatisch per Schedule terminiert werden. Nachdem der dazu beauftragte Task fertig abgearbeitet ist, sind sowohl die Daten des KPI-Subsystems als auch die der Historie im Web-Browser verfügbar.

OMNITRACKER - Auswertungen

OMNITRACKER – Auswertungen

In „Teil 2: Darstellung im Web-Client“ zeigen wir die Ergebnisse der hier angeführten Schritte zur Messung der Prozesseffektivität.

Teil 1: Aktuelle Messwerte erzeugen und Datengrundlage zur Auswertung herstellen
Teil 2: Listendarstellung im OMNITRACKER Web-Client (noch nicht erschienen)
Teil 3: Chart Darstellung im OMNITRACKER Web-Client mittels Microsoft Blazor (noch nicht erschienen)

 

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