“Schatten-KI”: Warum Microsoft 365 Copilot die bessere Wahl ist

Künstliche Intelligenz (KI) hält zunehmend Einzug in den Unternehmensalltag. Mitarbeitende nutzen KI-Tools zur Effizienzsteigerung, doch nicht immer sind diese offiziell genehmigt oder sicher. Gerade in sensiblen Bereichen kann dies zu einem ernsthaften Problem werden – sei es aus Datenschutzgründen oder wegen der Gefahr von Sicherheitslücken. Hier kommt das Konzept der Schatten-IT ins Spiel: die Nutzung nicht autorisierter Software oder Systeme, oft ohne Wissen der IT-Abteilung. Vor die gleichen Herausforderungen stellt uns nun auch die KI und es droht die „Schatten-KI“.

Inhaltsverzeichnis

• Schatten-IT: Ein Risiko für Datenschutz und Compliance
• Microsoft 365 Copilot: Kontrollierte KI für Unternehmen
• Fazit: Gezielte KI-Nutzung statt unkontrollierter Schatten-IT

Schatten-IT: Ein Risiko für Datenschutz und Compliance

Der Einsatz von KI-Tools außerhalb der unternehmenseigenen Infrastruktur birgt erhebliche Risiken. Besonders problematisch ist die unkontrollierte Eingabe personenbezogener oder geschäftskritischer Daten in externe Systeme. Viele beliebte KI-Modelle, darunter Chatbots und Cloud-Dienste, verarbeiten und speichern Eingaben möglicherweise außerhalb der EU – oft in den USA. Dadurch besteht das Risiko, dass Daten ungewollt in Drittländer abfließen, was nicht nur gegen Datenschutzbestimmungen wie die DSGVO verstoßen kann, sondern auch rechtliche Konsequenzen nach sich zieht.

Ein konkretes Beispiel: Ein Mitarbeiter möchte eine E-Mail effizienter formulieren und kopiert den Inhalt in eine frei zugängliche KI-Anwendung. Unbemerkt enthält der Text personenbezogene Daten eines Kunden. Da die verwendete KI den Text speichert und möglicherweise weiterverwendet, handelt es sich um einen Datenschutzverstoß, der potenziell meldepflichtig ist und das Unternehmen rechtlichen Konsequenzen aussetzen kann.

Hinzu kommt, dass IT-Administratoren keine Kontrolle über die Nutzung solcher Systeme haben. Es fehlen Mechanismen zur Zugriffskontrolle, Protokollierung und Sicherheitseinstellungen. Zudem könnten durch unsachgemäße Nutzung vertrauliche Unternehmensinformationen an die Öffentlichkeit gelangen.

Microsoft 365 Copilot: Kontrollierte KI für Unternehmen

Eine sichere Alternative zur Schatten-IT ist der Einsatz von Microsoft 365 Copilot. Als in die M365-Umgebung integrierte KI-Lösung bietet Copilot zahlreiche Vorteile gegenüber externen KI-Tools:

1. Datenresidenz in der EU: Microsoft verarbeitet Unternehmensdaten in regionalen Rechenzentren, sodass sensible Informationen nicht in Drittländer übermittelt werden.
2. Compliance und Datenschutz: Copilot hält sich an die bestehenden Sicherheits- und Datenschutzrichtlinien von Microsoft und kann zudem entsprechend konfiguriert werden.
3. IT-gestützte Kontrolle: Administratoren können Zugriffsrechte und Sicherheitsrichtlinien zentral verwalten.
4. Sicherheitsvorkehrungen: Unternehmen können Datenverlust verhindern, indem sie beispielsweise bestimmte Datentypen oder Nutzergruppen für Copilot-Eingaben einschränken.
5. Auditing und Monitoring: Die Nutzung von Copilot kann über Purview protokolliert und analysiert werden, um Missbrauch zu verhindern und Transparenz zu gewährleisten.

Fazit: Gezielte KI-Nutzung statt unkontrollierter Schatten-IT

Der Einsatz von KI im Unternehmen ist sinnvoll – aber nur unter kontrollierten Bedingungen. Die Nutzung externer, nicht genehmigter KI-Tools kann erhebliche Datenschutz- und Sicherheitsrisiken mit sich bringen. Microsoft 365 Copilot bietet eine sichere und datenschutzkonforme Lösung, die nahtlos in bestehende Unternehmensprozesse integriert werden kann. Unternehmen sollten daher auf eine klare Strategie setzen: Schulungen für Mitarbeitende, klare Richtlinien zur KI-Nutzung und eine bevorzugte Nutzung von M365 Copilot, um Schatten-IT zu vermeiden.

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