Microsoft Power Apps: Datenquellen im Check

Unternehmen stehen vor der Herausforderung, ihre Geschäftsprozesse effizienter zu gestalten und die digitale Transformation voranzutreiben. Dabei können Tools wie Microsoft Power Apps helfen, indem sie die flexible Entwicklung individueller Anwendungen ermöglichen. Bei der Nutzung von Power Apps stellt sich jedoch schnell die Frage: Welche Datenquelle ist die richtige? Eine allgemeingültige Antwort gibt es nicht, da die Entscheidung von Faktoren wie Performance, Skalierbarkeit, Sicherheit, Kosten und Integration abhängt. Dieser Beitrag vergleicht Dataverse, SharePoint, SQL Server und Excel, um einen Überblick über die jeweiligen Stärken und Einsatzmöglichkeiten zu geben.

Inhaltsverzeichnis

1. Grundlagen von Datenquellen und ihre Anwendung in Power Apps
2. Warum die Wahl der richtigen Datenquelle so wichtig ist
3. Die vier Datenquellen im Kurz-Check
4. Kostenfrage: Was ist günstig, was lohnt sich wirklich?
5. Fazit: Welche Datenquelle ist dein Gewinner?

Grundlagen von Datenquellen und ihre Anwendung in Power Apps

Eine Datenquelle ist der Speicherort von Daten, die in Anwendungen genutzt werden. Dazu gehören Datenbanken, Cloud-Dienste, APIs oder Excel-Dateien. In Microsoft Power Apps ermöglichen Datenquellen den Zugriff auf externe Systeme, um Informationen abzurufen oder zu speichern. Dies geschieht über Konnektoren, die Verbindungen zu Diensten wie Microsoft Dataverse, SharePoint oder SQL Server herstellen. So lassen sich interaktive Apps erstellen, die in Echtzeit mit Daten arbeiten. Welche Datenquelle genutzt wird, hängt von den Anforderungen der App ab.

Warum ist die Wahl der richtigen Datenquelle so wichtig?

Unternehmen fällt es oft schwer, die passende Datenquelle für eine Power-Apps-Anwendung auszuwählen. Diese Entscheidung wirkt sich nicht nur auf die Leistung einer App aus, sondern beeinflusst auch Sicherheit, zukünftige Skalierbarkeit und entstehende Kosten.

Bei einer unbedachten Wahl können Einschränkungen bei der Funktionalität oder aufwändige Anpassungen die Folge sein. Daher ist es wichtig, die individuellen Anforderungen genau zu analysieren und eine Lösung zu finden, die sowohl mit bestehenden Systemen kompatibel als auch zukunftssicher ist.

Die vier meistgenutzten Datenquellen im Ranking-Check

Eine häufige Frage bei der Entwicklung von Anwendungen mit Power Apps ist: „Welche Datenquelle eignet sich am besten?“. Es gibt viele verschiedene Möglichkeiten, aber in diesem Beitrag konzentrieren wir uns auf folgende Datenquellen : Microsoft Excel, SharePoint, SQL Server und Dataverse.

1) Microsoft Excel: Die bekannte Alternative

Excel ist in vielen Unternehmen im Einsatz und aus dem Arbeitsalltag kaum wegzudenken. Doch wenn es darum geht, eine stabile und leistungsfähige Datenquelle für Power Apps zu nutzen, stößt es schnell an seine Grenzen. Eine der größten Einschränkungen ist die Begrenzung auf maximal 2.000 Datensätze, die eine App direkt laden kann. Wer mit größeren Datenmengen arbeitet, muss umständliche Umwege gehen. Zudem wurde Excel nie für die schnelle und zuverlässige Datenverarbeitung entwickelt. Parallele Zugriffe sind problematisch und bei vielen Lese- und Schreibvorgängen kann die Performance spürbar leiden.

Auch die Sicherheitsfunktionen sind begrenzt. Zugriffsrechte lassen sich nicht detailliert steuern und Änderungen an der Datei sind schwer nachzuverfolgen. Da Excel-Dateien leicht geteilt und bearbeitet werden können, besteht ein erhöhtes Risiko für Datenverluste oder ungewollte Änderungen. Excel ist praktisch für einfache Anwendungen und erste Tests, doch für komplexere Apps fehlt es an Effizienz, Flexibilität und Sicherheit. Für ein langfristiges reibungsloses Arbeiten sollte eine Alternative gesucht werden.

2) SharePoint: Die beliebte Wahl

SharePoint ist eine häufig genutzte Datenquelle für Power Apps – und das aus gutem Grund. Es lässt sich nahtlos in Microsoft 365 integrieren, ist in vielen Unternehmen bereits vorhanden und bietet eine vertraute Umgebung für die Datenverwaltung. Doch trotz seiner Vielseitigkeit bringt es einige Herausforderungen mit sich. Für kleinere Datenmengen funktioniert SharePoint gut, doch mit wachsender Datenmenge kann die Leistung spürbar nachlassen. Ab 5.000 Einträgen treten häufig Verzögerungen auf, wenn keine Filter oder Ansichten genutzt werden. Theoretisch kann eine SharePoint-Liste bis zu 30 Millionen Elemente speichern, aber große Datenmengen erfordern eine strukturierte Verwaltung, um eine stabile Performance zu gewährleisten.

Bei der Sicherheit bietet SharePoint ebenfalls viele Vorteile, aber auch Herausforderungen. Berechtigungen lassen sich individuell festlegen, was eine gezielte Steuerung des Zugriffs ermöglicht. Allerdings kann die Verwaltung komplex werden, wenn viele User mit unterschiedlichen Rollen auf dieselben Daten zugreifen. Zudem hängt die Sicherheit stark von der richtigen Konfiguration ab. Falsche Einstellungen können dazu führen, dass sensible Daten für Unbefugte sichtbar werden. Trotz dieser Herausforderungen bleibt SharePoint eine beliebte Wahl, vor allem für Unternehmen, die bereits mit Microsoft 365 arbeiten. Sollen jedoch größere Datenmengen effizient verarbeiten werden, sollten die technischen Grenzen bekannt und Strategien zur Optimierung eingeplant sein.

3) SQL Server: Die leistungsfähige Datenquelle

SQL Server ist eine der leistungsstärksten Datenquellen für Power Apps. Es ist schnell, kann große Datenmengen problemlos verarbeiten und bietet eine hohe Sicherheit. Besonders die Cloud-Version Azure SQL Server eignet sich gut für komplexe Anwendungen. Skalierbarkeit ist eine der größten Stärken von SQL Server. Es kann Millionen von Datensätzen effizient verwalten, ohne dass die Leistung abnimmt. Selbst bei vielen gleichzeitigen Usern bleibt die Performance stabil, da SQL-Server speziell für große Datenmengen optimiert ist. Je nach Bedarf kann es flexibel erweitert werden und passt sich so an wachsende Anforderungen an.

Auch in Sicherheitsfragen bietet SQL Server umfangreiche Schutzmaßnahmen: Datenverschlüsselung, rollenbasierte Zugriffskontrollen und regelmäßige Backups stellen sicher, dass sensible Informationen geschützt bleiben. Besonders für Unternehmen mit hohen Datenschutzanforderungen ist SQL Server eine zuverlässige Wahl. Die Nutzung setzt allerdings eine Premium-Lizenz voraus. Für Unternehmen, die bereits auf SQL setzen, ist es eine großartige Wahl. Für kleinere Projekte oder Einsteiger könnte dieser Umstand jedoch ein Nachteil sein.

4) Dataverse: Die ultimative Lösung

Dataverse ist eine Datenplattform, die speziell für die Power Platform entwickelt wurde. Dadurch ist sie nahtlos in Power Apps, Power Automate und weiteren Microsoft-Anwendungen eingebunden und bietet ein stabiles Fundament für individuelle Anwendungen. Ein besonderer Vorteil von Dataverse ist die Flexibilität. Die Plattform ist so ausgelegt, dass sie sowohl kleine Lösungen als auch komplexe Unternehmensanwendungen zuverlässig unterstützt. Wachsende Datenmengen oder steigende User-Zahlen stellen dabei für die meisten Szenarien kein Problem dar.

Neben der reinen Datenspeicherung bringt Dataverse zusätzliche Funktionen mit: Standardtabellen wie Kontakte oder User, die in den meisten Unternehmen bereits in irgendeiner Form genutzt werden, sind bereits enthalten. Rollen- und Sicherheitskonzepte lassen sich einfach umsetzen und Geschäftslogik kann direkt in der Plattform abgebildet werden. Dadurch können auch Fachanwenderinnen und Fachanwender ohne tiefes Datenbankwissen Apps erstellen, die professionellen Anforderungen gerecht werden.

Da Dataverse in der Microsoft-Cloud betrieben wird, profitieren Unternehmen von einer stabilen Infrastruktur, regelmäßigen Sicherheits-Updates und umfangreichen Compliance-Standards. Gleichzeitig ist die Nutzung mit zusätzlichen Lizenzkosten verbunden, die bei der Planung berücksichtigt werden sollten.

Kostenfrage: Was ist günstig, was lohnt sich wirklich?

Viele Unternehmen stehen früher oder später vor derselben Frage: Was kostet eine Datenquelle in Power Apps –und lohnt sich die Investition wirklich? Auf den ersten Blick wirken Excel oder SharePoint am günstigsten, da sie meist bereits im Microsoft-365-Paket enthalten sind. Doch die tatsächlichen Kosten lassen sich nicht allein an Lizenzen festmachen. Entscheidend sind auch Aufwand für Entwicklung und Wartung, Performance-Anpassungen oder spätere Migrationen.

Bei SQL Server und Dataverse ist die Kalkulation komplexer: Neben der Lizenz spielen Faktoren wie Datenvolumen, Speicherbedarf, Anzahl der User und individuelle Vertragsmodelle eine Rolle. Was für ein Unternehmen gut planbar bleibt, kann bei einem anderen zu erheblichen Mehrkosten führen. Deshalb ist es sinnvoll, nicht nur kurzfristige Preise zu betrachten, sondern die Gesamtkosten über den gesamten Lebenszyklus einer Lösung einzubeziehen.

Fazit: Die richtige Datenquelle ist eine strategische Entscheidung

Die Wahl einer Datenquelle in Power Apps ist keine rein technische Entscheidung, sondern immer auch eine Frage von Strategie und Zukunftsplanung. Während die Plattform viele Möglichkeiten bietet, unterscheiden sich die Optionen darin, wie gut sie sich in bestehende Systeme einfügen, wie flexibel sie mit Veränderungen umgehen und welchen Beitrag sie zur digitalen Weiterentwicklung eines Unternehmens leisten können.

Es geht daher weniger um ein „richtig“ oder „falsch“, sondern darum, die Lösung zu finden, die den eigenen Anforderungen am besten entspricht. Unternehmen, die diese Faktoren frühzeitig abwägen, schaffen eine Grundlage, auf der ihre Apps nicht nur heute funktionieren, sondern auch in Zukunft bestehen.