Schritt für Schritt erfolgreich in die Cloud
Die Digitalisierung eröffnet durch die Verlagerung von Prozessen in die Cloud mit Software-Lösungen wie SAP SuccessFactors neue Chancen für optimierte HR-Prozesse. Zu komplex, zu aufwändig und schwer umzusetzen? Dank erprobter Vorgehensmodelle und hybriden Ansätzen keineswegs!
Die Herausforderungen für das Human Capital Management sind zahlreich: Einerseits wird die Vereinfachung und Beschleunigung personalrelevanter Prozesse erwartet, um die Personaladministration schlank zu halten. Andererseits ist es wichtig, das Personal optimal zu fördern und einzusetzen. Im Fokus stehen insbesondere das Bewerbermanagement und die Personalentwicklung von qualifizierten und talentierten Mitarbeitern.
Der Einsatz geeigneter Software zur Unterstützung aller Prozesse im Personalmanagement ist längst essentiell. Mit SAP SuccessFactors bietet SAP eine geeignete Suite, um HR-Prozesse sicher und datenschutzkonform umzusetzen, in einer zentralen Software-Lösung zu bündeln und schrittweise in die Cloud zu verlagern. So werden die Vorteile der Digitalisierung für eine effiziente Personalarbeit greifbar: vom Arbeiten, Analysieren und Planen in Echtzeit mit zentraler Sicht auf alle Mitarbeiterdaten bis zu transparenten und nutzungsorientierten Abrechnungsmodellen.
Die Hürden: Nutzerfreundlichkeit und Implementierungsaufwand
Wie so oft liegt der Hase aber nicht bei den technischen Details und Features im Pfeffer. Hier hat SAP in seinen ERP- und Managementlösungen seit jeher viel zu bieten. Vielmehr sind es die Nutzbarkeit in der täglichen Arbeit der Fachabteilungen und der befürchtete und in SAP-Projekten vielfach auch in der Praxis beklagte enorme Aufwand, die Anwender vor der Einführung zurückschrecken lassen.
In Bezug auf Nutzerfreundlichkeit und Einsatzfähigkeit hat SAP in den vergangenen Jahren mit seiner UX-Strategie für die Walldorfer geradezu revolutionäre Wege beschritten. Im Zentrum neuer Entwicklungen steht jetzt die User Experience, das Nutzungserlebnis für die Anwender und das Nutzenerlebnis für das Unternehmen.
An die Stelle unübersichtlicher und kaum beherrschbarer Masken und Formulare sind modulare Dashboards und Launchpads getreten. Dank der neuen Oberflächentechnologie und -konzeption mit Fiori entsprechen sich die Ansichten in stationärer Desktop- und mobiler Tablet- und Smartphone-Nutzung weitestgehend und sind vollständig responsiv. Die Darstellung lässt sich mit Bordmitteln oder über die Unterstützung und Entwicklung durch erfahrene Implementierungspartner an den tatsächlichen Informations- und Funktionsbedarf anpassen und überfrachtet den Anwender damit nicht mit für ihn irrelevanten Ansichten und Optionen. Auch mobil lassen sich Daten schnell und fehlerfrei erfassen und Workflows komfortabel bearbeiten.
Die Lösung: Bewährtes Vorgehensmodell und hybride Best Practices
Was die Einführung betrifft, so gilt es, sich von der scheinbaren Mammutaufgabe nicht einschüchtern zu lassen. Niemand verlangt, dass ein Unternehmen über Nacht von 0 auf 100 mit dem kompletten Personalmanagement in die Cloud startet. Die Orientierung an Standard Best Practices und einem bewährten Vorgehensmodell bietet hier wertvolle Hilfestellung:
Der Analyse der bestehenden Abläufe und Aufgaben folgt zunächst die gemeinsame Bewertung aller Beteiligten dahingehend, welche Ziele verfolgt werden sollen und in welchen Bereichen und in welchem Modell eine Umstellung den meisten Sinn macht.
Und dann kopfüber in die Cloud? Wenn das entsprechende strategische Commitment und die notwenigen Ressourcen zur Verfügung stehen, gerne! Aber nicht um jeden Preis. Neben dem kompletten Cloud-Modell stehen schließlich auch der testweise parallele Betrieb von herkömmlicher Installation und Cloud (der aber in der Regel zusätzliche Ressourcen bindet) oder ein Hybrid-Modell zur Wahl.
Letzteres Vorgehen hat sich in der bisherigen Praxis als erfolgversprechend erwiesen, denn damit gelingt der Brückenschlag zwischen moderner Cloud-Technologie und den bewährten lokalen HCM-Lösungen bei überschaubarem Aufwand und geringem Risiko. So erfolgt ein schneller Einstieg mit genau den Prozessen, die am dringendsten benötigt und am meisten genutzt oder nachgefragt werden.
Talent-Hybrid-Ansatz
Ein typisches Beispiel ist hier das Talent Management: Einerseits verfügen noch nicht viele Unternehmen über ein dediziertes System hierfür, gleichzeitig ist das Finden, Binden und Entwickeln von engagierten, gut qualifizierten Mitarbeitern eine der zentralen aktuellen Herausforderungen. Ein Talent-Hybrid-Ansatz bietet dafür die Nutzung modernster Technologien in der Cloud für eine schnelle und effektive Aufgabenerfüllung und Zusammenarbeit aller Beteiligten, während die Core-HR-Prozesse weiterhin on-premise betrieben werden und so der Investitionsschutz gewährleistet ist. Gleichzeitig bleiben alle Wachstumsmöglichkeiten offen, da die Cloud-Anwendung jederzeit flexibel skalierbar ist.
So gekapselt und im Voraus bewusst geplant gelingt die Einführung des ersten Moduls innerhalb von wenigen Monaten. Ein derart schneller, planbarer Erfolg liefert sowohl psychologisch und wirtschaftlich wertvolle Argumente ebenso wie nützliche Erfahrungswerte und sichert die Akzeptanz der Anwender innerhalb der HR-Abteilung ebenso wie auf Seiten der Mitarbeiter.
Da die Umsetzung in klar definierten Abschnitten erfolgt, sind Einführungszeit ebenso wie Einführungskosten zuverlässig planbar und münden am Ende fast wie von selbst in einer erfolgreichen Gesamtimplementierung. Schritt für Schritt, Modul für Modul entsteht eine flexible Lösung, die mit den Anforderungen wächst – wohin auch immer die digitale Reise geht.
Über den Autor
Dirk Kemmerling war Senior SAP Consultant im Bereich Human Capital Management bei CONET.
