Sales Assistent (m/w/d) - Bidmanagement & Vertriebsassistenz

Du willst in den Vertrieb rein, aber nicht nur „irgendwas mit Orga“ machen – sondern in einem Bereich lernen, der direkten Einfluss auf Umsatz hat: Ausschreibungen & Angebotsprozesse. Du unterstützt unser Bidmanagement im Tagesgeschäft und hältst dem Vertrieb den Rücken frei.

Dein Aufgabenbereich

Ausschreibungen & Angebotsunterlagen

• Screening von Vergabeplattformen und Kanälen, Erfassung neuer Ausschreibungen/Anfragen und Weiterleitung an Delivery und Sales
• Koordination und organisatorische Unterstützung bei der Erstellung von Angebotsdokumenten
• Nachverfolgung von Fristen, Aufgaben und Rückmeldungen im Rahmen von Vertriebsprozessen
• Prüfung auf Vollständigkeit der Unterlagen gemäß formaler Anforderungen (Checklisten, Anlagen, Unterschriften/Erklärungen, Dateiformate) – weil formale Fehler im Ausschreibungskontext schnell zum Ausschluss führen könne
• Unterstützung bei der Erstellung und Sammlung von Nachweisen zur Eignung sowie Erklärungen zu Compliance/Transparenz (z. B. CVs, Referenzen, Unternehmensdokumente, Eigenerklärungen)

Vertriebsassistenz

Vorbereitung von Vertriebsunterlagen und Präsentationen (Kundenbriefings, Angebotspräsentationen, interne Entscheidungsvorlagen)

enge Zusammenarbeit mit Bidmanagement, Vertrieb sowie ggf. zentralen Supportfunktionen (z. B. Legal/Compliance/Finance) – du bist die Person, die Ordnung reinbringt, wenn es hektisch wird

Das bringst Du mit

• abgeschlossene kaufmännische Ausbildung, Studium oder vergleichbarer Background (Quereinstieg möglich, wenn du stark organisiert bist)
• erste Erfahrung in Assistenz, Vertriebsinnendienst, PMO, Backoffice oder Angebots-/Dokumentenarbeit ist hilfreich – kein Muss, wenn du schnell lernst
• sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift (du arbeitest an kundenrelevanten Dokumenten)
• sicherer Umgang mit MS Office, insbesondere Word (Format, Struktur, saubere Dokumente); PowerPoint für Präsentationen
• du arbeitest strukturiert, zuverlässig und behältst Deadlines im Blick – auch wenn mehrere Dinge gleichzeitig laufen
• freundlich in der Kommunikation, klar im Nachhalten (ohne Drama, aber mit Konsequenz)

Was Du bei uns lernst

Wie Angebotsprozesse im Public-/Enterprise-Umfeld funktionieren – von der Ausschreibung bis zur Abgabe

Wie man formale Anforderungen so managt, dass Angebote nicht an Kleinigkeiten scheitern

Wie Vertrieb, Fachbereiche und Supportfunktionen zusammenspielen – und wie du das Ganze sauber koordinierst