Schriftgutanalyse
Konsistent und fehlerfrei
Mit Struktur zum Ziel
Für den effektiven Einsatz eines Korrespondenzsystems bedarf es der Entwicklung gut strukturierter und aufgebauter Vorlagen sowie Textbausteine. Haben Sie vor, von bereits bestehenden Systemen in eine neue Plattform zu migrieren, dann ist die Analyse der bestehenden Vorlagen unumgänglich. Strukturen und Bestände von Vorlagen und Textbausteinen, die über Jahre gewachsen sind, einfach zu übernehmen, provoziert Probleme mit der neuen Lösung oft geradezu, da alle Inkonsistenzen, Redundanzen und Fehler mit übernommen würden. Eine neue Lösung kann nur so gut sein wie die Grundlage, auf der sie basiert.
Eine Schriftgutanalyse ist nicht nur im Falle einer Neueinführung von Vorteil. Auch für die Sanierung Ihres Bestandes unter Beibehaltung eines bereits vorhandenen Systems leistet sie gute Dienste.
Situation
Kaum ein Unternehmen erstellt Texte und Korrespondenz auf der „grünen Wiese“. In der Regel sind immer bereits Systeme und Prozesse etabliert. Dies können spezielle Systeme sein oder auch Umgebungen, in denen mit Standard Office-Produkten gearbeitet wird. Über die Jahre der Nutzung hat sich dann eine Fülle von Altlasten angesammelt und es fehlt der Überblick, wo und in welchen Konstellationen die einzelnen Elemente zum Einsatz kommen.
Leistung
In enger Abstimmung mit Ihren betroffenen Fachbereichen, führen wir eine systematische Analyse Ihres Bestandes von Vorlagen und Textbausteinen durch. Dabei stellen wir nicht genutzte Objekte und auffällige Redundanzen heraus. Unsere Berater verfügen hier über einige Erfahrung und wissen, worauf es für Ihre Fachbereiche ankommt.
Im zweiten Schritt der Schriftgutanalyse ermitteln wir die Möglichkeiten zur Konsolidierung Ihres Bestandes in Abhängigkeit von fachlichen Anforderungen und Prozessen für die Erstellung von Text- und Korrespondenz-Objekten. Dabei decken wir die gesamte Bandbreite ab: Von Vorlagen, die jeweils viele Ausprägungen annehmen können, bis hin zu einer Vielzahl von Vorlagen mit gemeinsam genutzten Komponenten, die für einzelne Zwecke dienen sollen.
Lassen Sie eine Schriftgutanalyse aufgrund der Einführung eines neuen Systems durchführen, optimieren wir Ihren Bestand in einem weiteren Schritt hin auf das neue System. Damit minimieren Sie zukünftige Pflegeaufwände und erleichtern die Nutzung des Systems für Ihre Endanwender. Darüber hinaus vereinfacht die Bildung gemeinsam zu nutzender Komponenten, wie beispielsweise die Pflege von Fußzeilen an einer Stelle im Gesamtsystem, die Administration Ihres Bestandes erheblich.
Ergebnis
Abschließend erhalten Sie von uns eine Auswertung Ihres Schriftgutbestandes. Der Umfang dieser Auswertung wird in erster Linie durch die Anzahl der beteiligten Fachbereiche und den Umfang des Bestandes an Objekten selbst bestimmt. Darüber hinaus geben wir Ihnen Empfehlungen, wie die Objekte Ihres Bestandes konsolidiert und für das gegebenenfalls neu aufzubauende System optimiert abgebildet werden können.
Die Überführung des Schriftgutbestandes in das neue System selbst ist nicht Gegenstand der Schriftgutanalyse. Hierbei unterstützen wir Sie jedoch gerne.
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