Wissensmanagement-Studie: Unternehmen verschenken Potenzial für erfolgreiche Zusammenarbeit und Wissenstransfer
Die kürzlich durch die Fachzeitschrift wissensmanagement zusammen mit dem Steinbeis-Beratungszentrum Wissensmanagement durchgeführte Studie „Wissensmanagement-Umfrage 2015“ belegt, dass Unternehmen auf dem Weg zum oft beschworenen Enterprise 2.0 weiterhin viele Möglichkeiten ungenutzt lassen.
Insgesamt 407 Fach- und Führungskräfte nahmen an der Studie teil. Untersuchte Aspekte reichten von Prozessen bis hin zu Tools. So nutzen etwa bei der Kommunikation und Zusammenarbeit im Büro 74 Prozent der Befragten weiterhin den persönlichen Austausch, 68 Prozent arbeiten mit E-Mails, immerhin 48 Prozent auch über das Telefon. Collaboration Tools allerdings kommen nur auf karge 19 Prozent Nutzung. Etwas schade ist allerdings, dass die entsprechenden Fragen an dieser Stelle lediglich die aktuelle Nutzung reflektieren. Sicherlich interessant wäre es darüber hinaus gewesen, abzufragen, über welche Wege die Befragten zukünftig kommunizieren wollen, wenn sie die Wahl und die technischen Möglichkeiten hätten.
Persönliche Nachfrage, Internet und Meetings vorn
Auch die Informationssuche gestaltet sich weiterhin bei den meisten Befragten „klassisch“ – 60 Prozent befragen Kollegen, 56 Prozent recherchieren im Internet; Wissensdatenbanken beispielsweise landen nur bei 25 Prozent. Diesem Muster folgt auch der abgefragte Einsatz von Wissensmanagementlösungen, bei denen etwas überraschend die sonst so geschmähten Meetings 76 Prozent Nutzung aufweisen, dahinter folgen Intranets mit 57 Prozent, Mitarbeiterportale und Microsoft SharePoint mit jeweils 33 Prozent und Wikis mit immerhin 28 Prozent.
Als Fazit der Befragung bewertet fast die Hälfte der Teilnehmer (43 Prozent) den Stand des eigenen Wissensmanagements als mittelmäßig, weitere 31 Prozent als schlecht oder sogar sehr schlecht. Aber wenn doch das Bewusstsein, dass Wissensarbeit und Wissensprozesse viel zu wünschen übrig lassen, weit verbreitet ist – warum wird dann augenscheinlich, abgesehen von den immer wieder zitierten Leuchtturmprojekten, aktuell noch so wenig getan?
Oftmals mag dies darin begründet sein, dass Unternehmen die Lösungen für Wissensaustausch und Zusammenarbeit neudeutsch als „nice to have“ einstufen: Schön wenn man sie hat, aber falls nicht, auch nicht schlimm!?
Diese Betrachtungsweise greift deutlich zu kurz. Natürlich zahlen sich Investitionen in die Wissensarbeit auf den ersten Blick weniger schnell aus als beispielsweise „handfestere“ Lösungen und Werkzeuge wie CRM oder die eigene Homepage. Auf der Strecke bleibt dabei aber immer wieder eine sachliche und realistische Analyse darüber, wie viel Zeit die Suche nach Informationen oder Experten im eigenen Haus oder im Internet, endlose E-Mail-Schleifen und häufige Abstimmungen verschlingen. Ganz abgesehen von Fragen der Frustration vergeblicher Suchen einerseits und der durch verbesserte Arbeitsabläufe und komfortable Tools gesteigerten Mitarbeiterzufriedenheit andererseits. Fragen, die sich in Zeiten des Fachkräftemangels und der stetigen Suche nach den besten Talenten verstärkt stellen.
Microsoft SharePoint als unterschätztes Werkzeug für Workflow-Optimierung und Wissensarbeit
Die für spürbare Verbesserungen gerade auch in der Effizienz und der Schnelligkeit der eigenen Büroabläufe nötigen Maßnahmen müssen nicht einmal extrem teuer sein.
Insbesondere der oben bezifferte, relativ hohe Anteil der SharePoint-Nutzer (33 Prozent der Befragten setzen SharePoint bereits ein) lässt hier vermuten, dass bei der gleichzeitig hohen Unzufriedenheit nicht das Maximale aus der vorhandenen Systemlandschaft herausgeholt wird.
Dabei ließen sich zahlreiche Aufgaben wie interner Wissenstransfer, Prozessoptimierung ebenso wie Dokumentenmanagement und Projektmanagement bereits mit den vorhandenen Bordmitteln und minimalen Anpassungen abdecken. Denn zunächst einmal ist bei allen Microsoft-Enterprise-Nutzern SharePoint bereits vorhanden. Anstatt in andere Tools zu investieren, liegt es also nah, die hier gebotenen Möglichkeiten zunächst einmal auszuschöpfen. Beispielsweise mit der Einrichtung eines Projekt- oder Team-Arbeitsraums, der alle für die täglichen Aufgaben notwendigen Informationen, Prozesse und Dokumente an zentraler Stelle vereint.
Dieser Arbeitsraum bietet nicht nur zentrale Ablagemöglichkeiten für Dokumente, sondern kann bereits im SharePoint-Standard beispielsweise um Blogs erweitert werden, um ebenfalls die Kommunikation im Team zu verbessern. Darüber hinaus sind Standard-Funktionen für die Office-Integration vorinstalliert, die es unter anderem ermöglichen, Aufgaben, Kontaktinformationen und Kalendereinträge mit dem persönlichen Outlook-Client zu synchronisieren und somit auch offline verfügbar zu machen. Soll ein solcher Raum mit dem Fokus auf Wissensmanagement erweitert werden, so wäre die zusätzliche Ergänzung etwa durch ein Projekt-Wiki sinnvoll. Auf diesem Wege können bereits in der vorinstallierten Referenzimplementierung von SharePoint Räume und deren Struktur mit geringem Aufwand auf den jeweiligen Anwendungsfall zugeschnitten werden. Auch die Wiederverwendbarkeit (Provisionierung) dieser Räume wird mit geeigneten Vorlagenkonzepten bereits im Standard unterstützt.
Darüber hinaus ist SharePoint eine Plattform, die sehr viele weitere unterschiedliche Einsatzszenarien unterstützen kann. So verfügt SharePoint zum Beispiel auch über einen persönlichen Arbeitsbereich (MySite) für jeden Endanwender. Diese Seite kann jeder Nutzer nach eigenem Bedarf beliebig gestalten; zudem laufen hier alle SharePoint-Aktivitäten der Kollegen als Team-Aktivitäten zusammen. Pflegen die Mitarbeiter diese MySites etwa mit Angaben zu ihren konkreten Fähigkeiten und Projekterfahrungen (vergleichbar mit Personalprofilen), so kann SharePoint hier sehr gut als Skillmanagement-Tool verwendet werden, um bei Fragen schnell die richtigen Fachleute zu finden. Natürlich lassen sich sämtliche genannten Quellen ebenfalls in die SharePoint-Suche integrieren, so dass eine intuitivere Bedienung gegeben ist und die Benutzerfreundlichkeit weiter steigt.
Besserung in Sicht?
Es bleibt abzuwarten, wie viele Anwenderunternehmen sich vergleichbare Ansätze zunutze machen werden, um ihren Wissenstransfer und die Wissenssicherung zu verbessern und sich damit Wettbewerbsvorteile zu sichern. Laut wissensmanagement-Studie planen immerhin gut 54 Prozent der Befragten in den nächsten 6, 12 oder 36 Monaten Maßnahmen zur Verbesserung des Wissensmanagements in ihren Unternehmen.
Link zur Studie: http://www.wissensmanagement.net/services/news/einzelansicht/studie_wissensmanagement_unternehmen_haben_erheblichen_nachholbedarf.html
Weitere Informationen auch auf www.conet.de
Quelle Beitragsbild: Pixabay – Creative Commons CC0 Lizenz
Über den Autor
Nicole Enders ist unsere Expertin für Modern Workplace (u. a. Cloud und New Work), eine internationale Sprecherin, Autorin und Bloggerin.
Ihr Hauptaugenmerk liegt auf der Beratung und der Entwicklung von Lösungen auf Basis von Microsoft 365, SharePoint sowie der Power Platform. Seit mehr als 14 Jahren kombiniert sie bewährte Standardprodukte dieser Produktsuite und passt sie mithilfe verschiedener Entwicklungstools oder Tools von Drittanbietern an. So erstellt sie auf die individuellen Bedürfnisse zugeschnittene Arbeitsumgebungen für Social Intranet, Modern Workplace und Collaboration.
