Erfolgsfaktoren und Vorteile von Enterprise Architecture Management für kleine Unternehmen und den Mittelstand

Viele Entscheider kleiner und mittelgroßer Unternehmen (KMU) vertreten die Meinung, dass sich die Anwendung von Enterprise Architecture Management  (EAM) für sie wirtschaftlich nicht lohnt. Vermeintlich zu hohe relative Kosten im Vergleich zu den möglichen Einsparungen und ein hoher Grad an Komplexität schrecken ab. Eine langwierige Einführung des EAM tut ihr Übriges.

In folgendem Artikel werde ich diese These widerlegen. Ich zeige auf, dass die Auswahl und Anpassung eines passenden Rahmenwerks an die Bedürfnisse kleinerer Organisationen wichtige Erfolgsfaktoren sind, die eine schrittweise und schnelle Einführung eines EAM ermöglichen. Außerdem werde ich einige Vorteile von EAM für KMU erläutern.

Erfolgsfaktoren – Auswahl und Anpassung eines geeigneten Rahmenwerks

Die Auswahl eines geeigneten Rahmenwerks für die Architektur ist von außerordentlicher Bedeutung für das Gelingen einer EAM-Einführung. Das Rahmenwerk der Wahl muss eine hohe Flexibilität und Anpassungsfähigkeit aufweisen, um agil auf sich schnell ändernde äußerliche Faktoren und Märkte reagieren zu können. Darüber hinaus sollte das Rahmenwerk leicht verständlich und auch von Mitarbeitern ohne Fachwissen anwendbar sein, um zu gewährleisten, dass dieses auch genutzt wird.

In kleinere Organisationen ist es nicht notwendig, ein Standard-Rahmenwerk, wie zum Beispiel TOGAF®, vollständig zu implementieren. Es ist vielmehr zu empfehlen, einzelne Bestandteile eines passenden Rahmenwerks zu verwenden und diese für einzelne Ziele, wie zum Beispiel die Reduktion ungewollter Redundanzen, einzusetzen. Hierdurch vermindert sich die Komplexität und der Umfang der Architektur. Dies führt zu einer höheren Akzeptanz der Stakeholder sowie zu einer deutlichen Senkung des Zeit- und des Geldeinsatzes. Eine bedarfsorientierte Anpassung des TOGAF®-Rahmenwerks, wie sie in der ersten Grafik dargestellt ist, führte schon bei einigen Kunden zu einer erfolgreichen Anwendung von EAM. Welches Rahmenwerk tatsächlich geeignet ist und welche Teile eines Rahmenwerks anzuwenden sind, ist vom Einzelfall abhängig und sollte zusammen mit einem erfahrenen EAM-Berater ausgearbeitet werden.

Alternative Bildbeschreibung: Das Bild zeigt eine reduzierte Version der Darstellung der TOGAF-Architecture Development Method. Ein vereinfachtes Enterprise Architecture Rahmenwerk unterstützt eine kostengünstige Einführung.

Beispiel zur Vereinfachung des TOGAF® Rahmenwerks (1)

Erfolgsfaktor – Schrittweise Einführung

Bei der erfolgreichen Einführung eines EAM in ein KMU sollten lediglich die Bereiche betrachtet werden, in denen konkrete Probleme oder Einsparungsmöglichkeiten vorhanden sind. Eine allumfassende EAM-Einführung lohnt sich bei KMU im Gegensatz zu größeren Organisationen aufgrund niedrigerer Umsätze und kleinerer Strukturen meist nicht. Eine schrittweise Einführung über einzelne Projekte ist sinnvoll und begrenzt den finanziellen Aufwand. Beispiele solcher Projekte können Harmonisierungs- oder Konsolidierungsprojekte auf Anwendungsebene sein. Wenn mehrere Projekte dieser Art mit einem EAM-Ansatz umgesetzt werden, wird eine Kosten-/Nutzenzuordnung möglich. Von diesem Standpunkt aus kann die Enterprise-Architektur (EA) schließlich auf eine höhere und umfassendere Ebene gehoben und damit weitere Vorteile ermöglicht werden.

Alternative Bildbeschreibung: Das Bild zeigt Figuren, die durch ein Spinnennetz aus Linien miteinander verbunden sind. Die Darstellung von Abhängigkeiten ist ein zentrales Anliegen des EAM.

Das Beherrschen von Abhängigkeiten ist ein zentrales Anliegen des EAM.

Vorteil – Kostenminimierung durch Kostenmanagement

Eine EA ermöglicht einen Abgleich von Business- und IT-Anforderungen, wodurch ein direkter Zusammenhang zwischen wertschöpfenden Maßnahmen und der IT hergestellt wird. IT-Kosten, die auf einzelne Produkte oder Services anfallen, können besser den Einnahmen einzelner Produkte oder Services gegenübergestellt werden, was ein gezielteres IT-Kostenmanagement ermöglicht.

Darüber hinaus können in manchen Fällen doppelte Entwicklungen sowie ungewollte Redundanzen in System-Funktionen durch eine EA verhindert oder aufgelöst werden. Die Entscheider erlangen die Übersicht über die benötigten Geschäftsfunktionen sowie über die Funktionen, die Ihre IT-Systeme bereitstellen. Sind Doppelungen vorhanden, werden diese erkannt und aufgelöst. Hierdurch lassen sich in der Regel Kosten senken.

Vorteil – Unterstützung von Entscheidungen

Die Architektur der Organisation stellt übergreifende Zusammenhänge zwischen der Geschäfts-, Anwendungs- und Systemebene dar. Wird für eine zukünftige Lösung neben der vorhandenen Ist-Architektur eine Ziel-Architektur erstellt, so gibt das Delta dieser Architekturen dem Management eine Übersicht über die Prozesse, Anwendungen und Systeme, die von einer Änderung betroffen wären. Es wird eine klare Entscheidungsgrundlage für das Management geschaffen.

Die sich durch die Digitalisierung in vielen Märkten verkürzte Time To Market setzt viele Anbieter unter Druck. Die Architektur schafft die Möglichkeit, schneller auf Änderungen zu reagieren und dabei die Kosten im Blick zu behalten. Über den Abgleich von Ist- und Ziel-Architektur kann die EA Entscheidungen beschleunigen und die technische Umsetzung neuer Technologien  unterstützen.

Fazit

Es gibt vielfältige Möglichkeiten für KMU, EAM bedarfsorientiert anzupassen. Hierbei sind die Auswahl und Anpassung eines geeigneten Rahmenwerks besonders wichtig. Über einzelne Projekte kann EAM im Unternehmen verankert werden. Kurzfristige Erfolge erzeugen die nötige Akzeptanz in der Organisation. Diese Faktoren ermöglichen einem KMU die erfolgreiche Einführung von EAM, wodurch auch sie von den Vorteilen wie Kostenminimierung und einer verbesserten Entscheidungsgrundlage für das Management profitieren können.

Eine aktuelle Literaturübersicht finden Sie hier: Baudis, T., Czapowski, J., Reiz, A. & Wißotzki, M., (2017). Enterprise Architecture Management in kleinen und mittleren Unternehmen. In: Eibl, M. & Gaedke, M. (Hrsg.), INFORMATIK 2017. Gesellschaft für Informatik, Bonn. (S. 2067-2079). https://dl.gi.de/handle/20.500.12116/3978

IT-Kostenmanagement architekturbasiert gestalten, Kornelius Fuhrer https://www.it-daily.net/it-management/projekt-portfolio-management/6371-it-kostenmanagement-architekturbasiert-gestalten
TOGAF® ist eine eingetragene Marke von The Open Group www.opengroup.org

Bildnachweis: (1) https://www.opengroup.org/sites/default/files/adm_tog-r2.png

Nick Hengstmengel

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