Mehr Agilität bitte! Scrum in Organisationen mit starren Prozessen

In einer sich schnell ändernden Umwelt reagieren Unternehmen und Behörden oft zu langsam. Sie hinken der technologischen Entwicklung und damit den Erwartungen von Kunden, Bürgern und Markt hinterher. Damit agile Methoden wie Scrum in Organisationen erfolgreich sind, ist ein Umdenken aller Beteiligten erforderlich.

Starre Prozesse führen dazu, dass Produkte zu spät kommen und nicht beziehungsweise nicht mehr die Bedürfnisse der Kunden treffen. Wenn zum Beispiel eine interne Software mit nicht zeitgemäßen Benutzeroberflächen ausgeliefert wird, ist diese Lösung am Kunden vorbei erstellt. Agile Prinzipien schaffen Abhilfe – wenn sie konsequent gelebt werden.

Die vier Prinzipien agiler Entwicklung

Als die agile Software-Entwicklung im Jahr 2001 geboren wurde, einigte man sich im agilen Manifest auf vier Prinzipien:

  1. Individuen und Interaktionen stehen über Prozessen und Werkzeugen.
  2. Funktionierende Software steht über einer umfassenden Dokumentation.
  3. Zusammenarbeit mit dem Kunden steht über der Vertragsverhandlung.
  4. Reagieren auf Veränderung steht über dem Befolgen eines Plans.

Meine Ingenieure fühlen sich wie Schnellköche

Wie es nicht sein soll, zeigt dieses Beispiel: In einem Technologieunternehmen stellte ein Produkt-Team alle Anforderungen in die Warteschlange eines Ticketsystems ein. Es folgten umfangreiche Dokumentationen innerhalb des Ticketsystems. Dies führte zu mehreren kleinen Wasserfallmodellen, bei denen die Arbeit durch drei verschiedene Ebenen freigegeben werden musste. Erst am Ende dieser Kette konnte einer der Entwickler seine Arbeit beginnen.

Der CTO kommentierte dazu: „Meine Ingenieure fühlen sich wie Schnellköche im hinteren Teil eines Schnellrestaurants”. Ein solches Vorgehen reduziert die Gesamtmotivation des Teams. Denn unter Zeitdruck ist es nicht möglich zu experimentieren, die eigene Arbeit zu managen und mit Kunden in Kontakt zu treten. Die Entwicklungsarbeit wird auf ihre notwendigsten Bestandteile reduziert. Potenzial und Zweck der eigenen Arbeit gehen verloren. Die Konsequenz: Das Team verabschiedet sich innerlich von dem Projekt.

Was kann getan werden, um agile Methoden wie Scrum erfolgreich einzusetzen?

Brechen Sie starre Strukturen wie die beschriebenen auf! Teams brauchen mehr eigene Verantwortung, damit sie agil handeln. Insbesondere da wo Mitarbeiter neben ihrer Hauptaufgabe noch in vielen kleinen Projekten arbeiten, muss die Projektlast reduziert werden. So mindern Sie auch Effizienz- und Zeitverluste, die oft beim Umschalten zwischen unterschiedlichen Projekten auftreten.

Agile Teams organisieren sich selbst, treffen eigene Entscheidungen und bestimmen über den Kundenkontakt. Flexible Einkaufsprozesse helfen, damit Teams schnell auf neue Anforderungen reagieren können.

Wer Hierarchien aufbricht, erreicht ein flexibles Miteinander.

Wer Hierarchien aufbricht, erreicht ein flexibles Miteinander.

 

Prinzipiell gilt: Stellen Sie den Kunden mit seinen Bedürfnissen in den Mittelpunkt. Da dieser oft nicht genau weiß, was er möchte, braucht es Freiräume, um mit Features zu spielen und daraus mehr über die Kundenwünsche zu erfahren.

Der Kunde steht bei der agilen Scrum-Methode stets im Mittelpunkt.

Der Kunde steht bei der agilen Scrum-Methode stets im Mittelpunkt.

Noch ein schlechtes Beispiel gefällig?

In einem Projekt dürfen Abstimmungen zwischen Entwickler und dem Kunden nicht ohne Beteiligung eines offiziellen Vertreters stattfinden. Diese Treffen werden in einem Ergebnisprotokoll und entsprechender Mitzeichnungsrunde dokumentiert. Von Eigenverantwortung und Vertrauen keine Spur. Hier spielt der bürokratische Absicherungsgedanke (Schriftlichkeit und Aktenmäßigkeit) eine sehr große Rolle.

Anstatt sich direkt und persönlich auf ein Vorgehen zu einigen, werden Berichte angefertigt und die Kommunikation läuft zur Dokumentation über E-Mail. Um dies zu ändern, ist ein grundlegender Kulturwandel – auch im Umgang mit Fehlern – erforderlich. Schließlich gehören Transparenz und das permanente Prüfen des eigenen Vorgehens zu den wesentlichen Erfolgsfaktoren agiler Projekte.

Wenn zusätzlich zu einem Review-Termin und dem anschließenden Planning alle Ergebnisse dokumentiert und freigegeben werden müssen, ist es noch ein weiter Weg zur agilen Organisation. Damit er gelingt, muss jeder seine Karten offenlegen, mitarbeiten und sich den agilen Prinzipien verpflichten.

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Timo Wirtz

Projektmanager Business Intelligence bei CONET
Timo Wirtz ist zertifizierter Scrum Master und arbeitet als Projekt- und Anforderungsmanager bei CONET im Bereich Business Intelligence. Zuvor war er bei der Bundeswehr und der Fraunhofer-Gesellschaft tätig.
Timo Wirtz

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