Microsoft 365 Team-Räume mit SharePoint & Teams – Kollaboration als Self-Service

Microsoft 365 wächst und wächst: immer neue Funktionen, immer neue Apps. Mittlerweile hat Microsoft auf fast jede Frage der digitalen Kollaboration eine Antwort parat und zählt damit zu den mächtigsten Cloud-Anbietern. Das Angebot von Microsoft 365 scheint fast unbegrenzt, was Anwender auch vor eine Herausforderung stellen kann. Wie lassen sich die Funktionen ziel- und passgenau einsetzen und miteinander verbinden? Erfahren Sie in diesem Beitrag, von welchen Vorteilen Sie durch Team-Räume mit SharePoint & Teams profitieren.

„Wir haben die Büchse der Pandora geöffnet“

Es wäre fatal, alle Apps und Funktionen unkontrolliert auf die Nutzer loszulassen; selbst IT-affine Mitarbeiter wären ohne roten Faden und Bezug zu den eigenen Prozessen maßlos überfordert. Die Akzeptanz für die schöne neue Welt der Cloud würde verpuffen. Die richtigen Microsoft 365 Apps auszuwählen und zum richtigen Zeitpunkt einzuführen erfordert Fingerspitzengefühl.

„Stark starten“

Die zuerst eingeführten Apps entscheiden über den Gesamterfolg der Cloud-Digitalisierung. „Stark starten“ lautet daher das Motto. Das Feedback unserer Kunden hierzu ist eindeutig: Microsoft Teams erfreut sich höchster Beliebtheit aufgrund vergleichsweise einfacher Bedienung und toller Features für die tägliche Zusammenarbeit.

Bild: Menschen mit Laptop, business, people and technology concept - smiling business team with tablet pc computer meeting in office using microsoft teams

SharePoint kombiniert mit Microsoft Teams: ein unschlagbares Duo!

Ad hoc finden sich Teams zusammen und starten nach kürzester Zeit ihre gemeinsame Arbeit. Es lassen sich schnell Dokumente im Team verteilen, gemeinsame (Video-)Meetings abhalten und diese gleich noch am digitalen Whiteboard grafisch aufarbeiten. Gemeinsame Notizen, eine Aufgabenplanung und die Erweiterbarkeit um Apps runden das umfangreiche Angebot ab.

 „Aus großer Kraft folgt große Verantwortung“

Schnell übersteigt die Anzahl der neuen virtuellen Teams jedoch die Grenze des Handhabbaren: Jede Abteilung, jede Arbeitseinheit und jede Stabsstelle haben nun ihr eigenes Team. Wichtige Informationen verschmelzen mit lustigen GIFs, der Statusbericht ist im Reiter „Dateien“ verschwunden und der Indikator für neue Nachrichten zeigt nur noch „99+“.

Was war passiert?

Das altbewährte, wenn auch etwas in die Jahre gekommen Intranet und Fileshare wurden schlicht vergessen. Microsoft Teams ist nicht für redaktionelle Inhalte im „Top-down-Verfahren“ ausgelegt. Auch hat uns die schöne neue Welt von Microsoft Teams vergessen lassen, dass es trotzdem eine strukturierte Dateiablage braucht.

Die Lösung: Ein interaktives oder auch „soziales Intranet” (engl. „Social Intranet”) auf Basis von SharePoint mit Teams-Anbindung. Wenn ein Intranet interaktiv wird, erwacht es zum Leben. Auf Basis von SharePoint Online lassen sich sowohl klassische redaktionelle Intranet-Anteile als auch Self-Service-Prozesse und Team-Arbeitsräume zur strukturierten Dateiablage anlegen; gepaart mit Microsoft Teams ein unschlagbares Duo!

Wie sieht ein Intranet mit Teams-Integration aus?

Neben der Startseite als klassischen Einstiegspunkt mit den wichtigsten unternehmensweiten Informationen und Neuigkeiten aus den Arbeitsbereichen bieten die Organisations-Seiten Raum für die Abteilungen, um eigene Informationen und übergreifende Dokumente bereitzustellen. Ohne Medienbruch gelangt man unmittelbar aus dem Intranet zu den Team-Räumen und das Intranet wird interaktiv: Die Team-Räume lassen sich durch den Benutzer als SharePoint-Team-Seite im Self-Service anlegen oder beantragen.

Bild: Screenshot zeigt Team-Räume mit SharePoint und Teams

In Microsoft SharePoint lassen sich mit wenigen Klicks Team-Räume anlegen.

Der Clou: zu jeder SharePoint-Team-Seite lässt sich auf Wunsch automatisch ein Team in Microsoft Teams provisionieren. Durch diese Kombination erhält der Benutzer alle Funktionen von Microsoft Teams, ergänzt um die Vorteile der zugehörigen SharePoint-Seite zur strukturierten Dateiablage und zur redaktionellen Informationsverteilung. Die SharePoint-Seite wird direkt im Firmen-Branding erstellt und enthält einen einheitlichen Satz an Dokumentenbibliotheken, Listen und SharePoint Apps. So finden sich auch neue Benutzer immer schnell zurecht.

Bild: Screenshot Team-Räume mit SharePoint und Teams

Durch die Kombination von MS SharePoint und Teams erhält der Nutzer das Beste aus beiden Welten.

Unsere Lösung zur Team-Raum-Provisionierung findet bereits bei einer Vielzahl unserer Kunden Anklang, ist hoch individualisierbar oder „out-of-the-box“ nutzbar. Sie schafft eine Brücke zwischen strukturierter Ablage und kurzweiliger Team-Arbeit. So behalten Sie den Überblick und Ihre Nutzer erhalten alle Werkzeuge zur zeitgemäßen Kollaboration.

Sie haben Fragen zum Thema „Team-Räume mit SharePoint und Teams“? Dann hinterlassen Sie gerne einen Kommentar unter diesem Artikel!

Tim Wegener

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