Enterprise Architecture Management: Der SchlĂĽssel fĂĽr Transparenz
Welche Software steckt hinter welchem Prozess? Mit welchen Tools arbeitet die HR-Abteilung und mit welchen der Einkauf? Wie viele Lizenzen sind im Einsatz und welche laufen bald aus? Wo gibt es funktionale Redundanzen? Auf diese und mehr Fragen verspricht Enterprise Architecture Management (EAM) Antworten.
Im Zuge der digitalen Transformation sind viele IT-Strukturen in Unternehmen schnell und meist heterogen gewachsen. Die Folge ist eine komplexe Architektur, die meist schwer zu überschauen ist. Mit einem gezielt eingesetzten EAM schaffen Unternehmen Transparenz in ihren IT-Landschaften.
Was ist Enterprise Architecture Management (EAM)?
Enterprise Architecture (kurz EA) bedeutet übersetzt Unternehmensarchitektur. Sie beschreibt das Zusammenspiel von Business-Prozessen und Informationstechnik (IT) im Unternehmen. Wechselseitige Abhängigkeiten und Möglichkeiten werden aufgezeigt. Damit leistet EA einen wichtigen Beitrag für eine gemeinsame Sprache zwischen Fachbereich und IT.
Das Enterprise Architecture Management (kurz: EAM) wiederum fasst die Aufgaben, Methoden und Werkzeuge zusammen, die zur Organisation der Enterprise Architecture notwendig sind. Es kann als strategischer, konzeptioneller und organisatorischer Rahmen verstanden werden. EAM bildet so die Grundlage für die strategische Ausrichtung von Unternehmensarchitekturen und die gezielte Entwicklung von IT-Systemen und Technologien. Personen, die die damit einhergehenden Managementaufgaben steuern, werden als Enterprise Architects bezeichnet.
Ziele von EAM
Warum Enterprise Architecture Management? Um eine Antwort auf diese Frage zu geben, muss man die aktuellen gesellschaftlichen und wirtschaftlichen Entwicklungen betrachten. Ob Industrialisierung oder Globalisierung, die Welt ist im stetigen Wandel und befindet sich mit der Digitalisierung mitten in der nächsten großen Herausforderung. Lebens- und Arbeitswelten rücken in allen Bereichen enger zusammen und werden noch stärker vernetzt. Dies birgt gleichermaßen Risiken wie immense Chancen.
Die IT spielt im Zuge der digitalen Transformation eine entscheidende Rolle. IT-Landschaften großer Unternehmen und Organisationen wachsen rasant und historisch bedingt oftmals heterogen, werden sich zukünftig aber stark verändern und neu ordnen. In der Vergangenheit lag der Schwerpunkt bei Geschäftsprozessen auf einzelnen Disziplinen wie Controlling und Rechnungswesen. Heute muss die IT viele zusätzliche Anforderungen innerhalb zentraler Abläufe der Organisationen erfüllen.
Eine IT-Strategie der Zukunft benötigt daher einen neuen und höheren Grad an Flexibilität und Transparenz über alle Prozesse hinweg. Wer dabei nicht schlüssig definiert, welche Ziele er in und mit der Digitalisierung verfolgt, wird sich in den vielfältigen Möglichkeiten verlieren oder in fruchtlosen Einzelmaßnahmen verrennen.
Enterprise Architecture Management hat zum Ziel, den Ist-Zustand zu dokumentieren und daraus sinnvolle Maßnahmen und Strategien abzuleiten. Dabei dient EAM auch der Begleitung und dem Nachweis des Fortschritts bezüglich Agilität, Sicherheit, Stabilität und Nachhaltigkeit.
Agile IT-Landschaften mit EAM
Um zukünftig dauerhaft erfolgreich zu sein, dürfen Geschäftsprozesse und unterstützende IT-Systeme und -Anwendungen nicht länger „aneinander vorbeiwirtschaften“. Enterprise Architecture Management hilft dabei, Business-Prozesse und Informationstechnik enger miteinander zu verknüpfen und die Organisation als Ganzes zu betrachten. Im übergreifenden Architekturmanagement werden die unterschiedlichen Ebenen eines Unternehmens und ihre gegenseitigen Abhängigkeiten erfasst, um auf äußere Einflüsse dynamisch und zielgerichtet zu reagieren.
ÂDie Ziele der Organisation können auf dieser Basis zukunftsorientiert neu ausgerichtet und auch kurzfristig flexibel und effektiv an neue Erfordernisse und Herausforderungen angepasst werden. Die Enterprise Architecture beschreibt genau dieses Zusammenspiel von Geschäftsprozessen und IT unter dem Schlagwort Business IT Alignment.
Vorteile von Enterprise Architecture Management
Wer EAM in seinem Unternehmen lebt, profitiert von unterschiedlichen Vorteilen, die wir uns hier im Detail ansehen wollen.
Transparenz
Transparenz ist einer der Kernvorteile von Enterprise Architecture Management. Um Prozesse und IT agil und effizient aufzubauen, benötigt es zunächst eine solide Basis. Dazu bietet EAM eine bewährte Methodik und universelle Sprache zur Dokumentation des Ist-Zustands sowie zur Festlegung konkreter Ziele und Standards. So behalten Unternehmen den Überblick selbst über komplexe Prozesse, Technologien und IT-Systeme. Veränderungen und Fortschritt werden dokumentiert.
Agilität
Wer die Wechselwirkungen in seiner Unternehmensarchitektur kennt, erhält die Möglichkeit, dynamisch auf aktuelle Entwicklungen zu reagieren. Dabei helfen auch – im Rahmen des Enterprise Architecture Managements definierte – wiederverwendbare Elemente sowie Standard-Module und -Systeme. Mit dem Zusammenspiel aus Transparenz und Richtlinien lassen sich Change-Prozesse leichter initialisieren und begleiten.
Zukunftsfähigkeit
Ein agiles Unternehmen hat die Fähigkeit, Veränderungen rechtzeitig zu antizipieren und so der Konkurrenz voraus zu sein. Mit einem richtig eingesetzten EAM reagieren Firmen nicht nur auf Rahmenbedingungen, sondern sind selbst innovativ. Dank transparenter Wechselwirkungen und Abhängigkeiten werden Trends sowie Digitalisierungs- und Transformationspotenziale schnell identifiziert. Dabei ist es wichtig, die EAM-Ziele klar zu definieren und an der Unternehmensstrategie auszurichten. So wird Enterprise Architecture Management zu einem essenziellen Faktor für den Erhalt der Wettbewerbsfähigkeit.
Kostenersparnis
Mit EAM können Unternehmen Redundanzen erkennen und reduzieren. Viele IT-Landschaften sind historisch und zeitweise in rasanter Geschwindigkeit gewachsen. Hier “aufzuräumen” birgt groĂźe Einsparpotenziale. Weitere Einsparungen (Zeit und andere Ressourcen) versprechen effizientere Prozesse im Zuge der MaĂźnahmen.
Sicherheit und Stabilität
Informationen und Wissen bilden die Basis für höhere Sicherheit und stabilere Geschäftsabläufe. EAM schafft eine transparente Unternehmensarchitektur. Damit steigt die Wahrscheinlichkeit, Schwachstellen in Systemen, IT und Prozessen rechtzeitig zu erkennen. Das Risiko, zum Beispiel von unerwarteten IT-Ausfällen oder ablaufenden Lizenzen, überrascht zu werden sinkt.
EAM-MaĂźnahmen: Auf die richtige Strategie kommt es an
Eine durchdachte Strategie ist das A und O fĂĽr ein erfolgreiches Enterprise Architecture Management. Sie hilft auch dabei, alle beteiligten Stakeholder zu ĂĽberzeugen und fĂĽr das Projekt zu gewinnen. Aus unseren Erfahrungen empfehlen wir, bei der EinfĂĽhrung und Weiterentwicklung von EAM, die folgenden Betrachtungswinkel besonders zu beachten:
- Welche Ziele sollen erreicht werden?
- Welche Rahmenbedingungen sind zu beachten?
- Welche Managementdisziplinen sind zu integrieren oder auszuprägen?
- Welche Stakeholder sind zu berĂĽcksichtigen?
Es ist wichtig, Enterprise Architecture Management nicht isoliert zu sehen, sondern es im Zusammenhang mit einem ganzheitlichen Management über den kompletten Lebenszyklus zu verstehen. Um ein umfassend wirkungsvolles strategisches IT-Management zu erreichen, sind unterschiedliche Teildisziplinen zu berücksichtigen:
- Anforderungsmanagement, Projektmanagement, Qualitätsmanagement, Service Management, Systemmanagement, Lizenzmanagement, IT Controlling, IT Governance, IT-Recht & Compliance, IT Security Management
All diese Teildisziplinen beeinflussen sich gegenseitig, bilden Abhängigkeiten oder Ausschlusskriterien. Um hier ein übergreifendes, zielorientiertes und wirkungsvolles Handeln möglich zu machen, ist der Tool-gestützte Ansatz unerlässlich. Nur so lässt sich ein strategisches IT-Management realisieren, dass die Anforderungen von heute erkennt und erfüllt und gleichzeitig die Herausforderungen von morgen vorhersagen und adressieren hilft.
In unserem Interview mit Dr. Norbert Frick, Mitglied des Ausschusses für Forschung und Praxis im Nationalen E-Government Kompetenzzentrum (NEGZ e.V.), lesen Sie, wie sich eine echte IT-Transformation mithilfe von Enterprise Architecture Management gestalten lässt.
Tools fĂĽr Enterprise Architecture Management
Auf dem Markt gibt es eine ganze Reihe an EAM-Tools. Da die Auswahl langfristig das Arbeiten bestimmen wird, empfehlen wir, sich unabhängige Berater zu Hilfe zu holen. Wichtig ist, dass die Software, neben der rein unterstützenden Funktion, eine schnelle und agile Umsetzung neuer Strategien gewährleistet. Auch Schnittstellen zu wichtigen Systemen sollten sich schnell und einfach integrieren lassen.
Als ein Beispiel sei das Tool Alfabet von Software AG genannt. Objekte und Funktionalitäten lassen sich hier in verschiedenen Kontexten betrachten (Business, Information, Technologie, Projekt, Service) und methodisch analysieren. Die Bedienung erfolgt flexibel und benutzerfreundlich via Web-Oberfläche.
EAM in der Praxis: Anwendungsfälle
Anwendungsfall 1: Ăśberblick und DSGVO
Ein CIO möchte eine aktuelle Liste zu allen Anwendungen in der Organisation. Er braucht die folgenden Informationen: Name der Applikation, Beschreibung, Status. Darüber hinaus benötigt er eine Liste für den Betriebsrat mit allen Anwendungen, die DSGVO-relevante Daten enthalten. Über das EAM-System erhält der CIO mit nur wenigen Klicks einen Überblick über das Applikationsportfolio. Dieses lässt sich nach verschiedenen Merkmalen filtern. Für den Betriebsrat filtert er die Anwendungen nach DSGVO-Relevanz und exportiert eine Liste im gewünschten Dateiformat. Grundlage für die schnelle Durchführung ist ein sauber und vollständig gepflegtes Applikationsportfolio.
Anwendungsfall 2: Application Management
Ein Application Owner möchte sehen, ob es in seiner Anwendung Systemkomponenten gibt, die kurz vor dem Ende ihres Lebenszyklus stehen. Bei der Prüfung über sein EAM-Tool stellt er fest, dass eine Komponente kurz vor dem Auslaufen ist. Beim Blick in die Komponentendetails sieht er, dass bereits eine Nachfolgerversion eingerichtet und die Ablösung organisiert ist. Anschließend prüft er, in welchen Anwendungen diese Komponente ebenfalls eingesetzt wird. Er erkennt, dass die Komponente in einer weiteren Anwendung genutzt wird und informiert den zugewiesenen Application Owner über das Auslaufen der Komponente. So hat er den reibungslosen und ausfallsicheren Betrieb seiner und einer weiteren Anwendung sichergestellt.
Im Rahmen des EAM prĂĽft der Application Owner welche Komponenten vor dem Ende ihres Lebenszyklus stehen. (Quelle: Alfabet by Software AG)
Anwendungsfall 3: Service Management
Ein Service Owner muss nachvollziehen, auf welchen Servern sein Service instanziiert ist. Sein Service wurde kürzlich als kritisch eingestuft und muss redundant ausgelegt werden. Über die eingesetzte Software kann er sehen, welche Anwendungen Teil des Services sind und auf welchen Servern diese laufen. Je Server wird ihm ein Verantwortlicher angezeigt, den er nun kontaktieren kann, um seinen Service redundant aufzubauen.
Fazit
In Anbetracht der Vielzahl an Vorteilen ist die Frage nicht, ob Unternehmen von EAM profitieren, sondern wie sie es clever integrieren können. Dabei kommt es in erster Linie darauf an, dass die Rollen im Projekt und später im laufenden Betrieb auf allen Ebenen klar geregelt sind. Für die langfristige Verankerung in die Struktur eines Unternehmens, kann die Benennung beziehungsweise Einstellung von Enterprise Architects sinnvoll sein.
Darüber hinaus sollten die Ziele klar sein. Auf Basis aller Anforderungen lassen sich so Standards, Konzept sowie ein detaillierter Projektplan entwickeln. Zuletzt ist (zumindest für die Einführung) die Unterstützung eines externen IT-Dienstleisters sinnvoll, da oft Kapazitäten und Know-how fehlen. Ein erfahrener Projektpartner kann zur richtigen Zeit die richtigen Dinge anstoßen und so die Weichen für eine erfolgreiche Transformation stellen. Das Leistungsfeld von CONET reicht im Bereich EAM von der Beratung über die Konzeption und Integration bis hin zum Customizing.
EAM mit CONET
CONET unterstĂĽtzt Sie bei der Integration eines strategisch ausgerichteten Enterprise Architecture Managements, mit dem Sie den Ăśberblick ĂĽber Ihre IT-Landschaft behalten.
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Ăśber den Autor
Josephine Jaguste ist seit Mai 2016 Communication Managerin bei CONET.
