Nachbericht: Kundenvortrag auf Moderner Staat 2012
Trotz später Positionierung im Vortragsprogramm zogen "Neue Wege des Finanz-, Strategie- und Projektmanagements" zahlreiche Besucher an
Eine verantwortungsvolle und generationenübergreifende Politik erfordert einen entsprechenden Umgang mit den zur Verfügung stehenden Mitteln. Politische Zielsetzungen müssen sich dabei stets an qualitativen Maßstäben messen lassen. Dafür werden Antworten auf mittel- und langfristige methodische, strukturelle und grundsatzpolitische Fragen und ihre Folgen für ein zukunftsfähiges Finanz- und Projektmanagement benötigt. Das Bundesministerium für Familie, Senioren, Frauen und Jugend (BMFSFJ) hat zur Unterstützung dieser Anforderungen mit dem Aufbau eines so genannten MaßnahmenControllingSystems – MCS – begonnen. Auf der Messe „Moderner Staat“ stellten das BMFSFJ und die CONET Solutions GmbH dieses Verfahren und seine Potentiale im Behörden Spiegel Forum vor.
Wie können wir ein Finanz-, Strategie- und Projektmanagement bündeln und effizient gestalten?
Zunächst war und bleibt fortlaufend zu analysieren, welche Informationen für eine Maßnahmensteuerung benötigt werden und in welchen Arbeitsschritten sie vorkommen. Ausgangspunkt ist die (selbstverständliche) Erkenntnis: Alle Entscheidungen über die Umsetzung sowie die Durchführung der Maßnahmen selber basieren auf grundsätzlichen Betrachtungen der Wirtschaftlichkeit. Wir haben dabei festgestellt, dass es relevante Schnittmengen bei verschiedenen weiteren Aufgaben gibt. Die Daten der Arbeitsschritte haben wir daher zur Grundlage eines integrierten Systems gemacht. Ziel ist es, konsequent Doppelarbeit möglichst zu vermeiden und Informationsverluste zu minimieren. Das erfordert die Informationsbearbeitung „an einem Ort“. Weitere Folge: Wir sehen Möglichkeiten, „Medienbrüche“ zunehmend einzuschränken.
Wir verbinden Aufgaben, die bislang nicht verknüpft waren – wie können derart unterschiedliche Aufgaben und Zwecke effektiv unterstützt werden?
Die Beurteilung der Wirtschaftlichkeit von Maßnahmen zieht sich – auch im Zuge der begleitenden und abschließenden Erfolgskontrollen – wie ein roter Faden durch die Entscheidungen über bzw. die Administration von Maßnahmen. Das Projektmanagement bis hin zu finanzbezogenen Entscheidungsvorlagen können so standardisiert Anwendung finden. Maßgebliche Berührungspunkte entfallen auf alle Planungsschritte einer Maßnahme, welche sich insoweit zur Unterstützung besonders eignen. Im Einzelnen geht es um Vorhabenplanung und die Haushalts- und Finanzplanung, aber auch um die strategische Planung im Zuge der Durchführung der Maßnahmen. Dadurch erwächst ein Wissens-Pool, der mit Auswertungs-Tools nutzbar gemacht werden kann. Ein besonderes Augenmerk erfährt die ESF-Wirkungs- und Budgetsteuerung vor allem im Hinblick auf die künftigen Administrationsanforderungen in der nächsten Förderperiode. Für das Controlling-Verfahren selbst müssen vor diesem Hintergrund keine Daten mehr eingegeben werden – ein positiver Nebeneffekt, bedingt dadurch, dass die durch die angesprochenen Aufgaben bereits vorhandenen Daten weiterverwendet werden können.
Welche Potentiale hat das MCS?
Die Datenbanklösung nutzt zwecks Informationsübernahme Schnittstellen wie die zum Kassenverfahren und ist als Web-Anwendung im Intranet des BMFSFJ hinterlegt, über die alle Arbeitsbereiche unmittelbar zugreifen können. Es ist möglich, zur Maßnahme gehörende Dateien unmittelbar im Maßnahmendatensatz zu hinterlegen. Zur Aufgabenerfüllung können Auswertungen in verschiedenen Office-Formaten unmittelbar generiert werden. Die noch zeitgemäße Datenbankoptik soll aufgrund der Aufgabenvielfalt, die mit dem MCS unterstützt wird, durch eine intuitivere Einstiegslogik und -optik ersetzt werden. Zu diesem Zweck will das BMFSFJ verstärkt nutzungsspezifische Einstiegsebenen außerhalb der Datenbankanwendung, beispielsweise über Outlook, schaffen, die über das jeweilige Anwendungsziel funktionieren.
Zusammen mit seinem Partner CONET Solutions GmbH aus Hennef will das BMFSFJ andere Ministerien bei Bund und Ländern für seinen Weg interessieren und Möglichkeiten der Partizipation prüfen.
(Quelle: Vortrag Moderner Staat 2012 - Hans Matena, Leiter des Referats „Finanzmanagement, Vorhabenplanung, Controlling“ im Bundesministerium für Familie, Senioren, Frauen und Jugend)
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