Helper Suite for IBM Connections

Mit seiner CONET Helper Suite for IBM Connections hat CONET auf Basis seiner Projekterfahrung und Lösungskompetenz eine Tool-Sammlung von kleinen, smarten Erweiterungslösungen für Suche, Expertensuche, Tagging, Ideenmanagement und Integration entwickelt, die die Leistungsfähigkeit von IBM Connections für besondere Herausforderungen ergänzt.

Bild: CONET Helper Suite for IBM Connections

Mit Collaboration Tools und Social Software verfolgen Unternehmen das Ziel, auf dem Weg zum so genannten Enterprise 2.0 die Möglichkeiten moderner IT und Kommunikation im Sinne eines Social Business optimal zu nutzen.

Wissen und Erfahrungen für alle Mitarbeiter immer und überall verfügbar zu machen, Entscheidungen, Geschäftsprozesse und damit auch Innovation zu beschleunigen und gerade verteilt arbeitende Teams enger miteinander zu vernetzen, gehören dabei zu den wichtigsten Nutzenaspekten.

IBM Connections und die CONET Helper Suite

Mit Connections bietet IBM eine Social Software für Unternehmen, die es ermöglicht, Aufgaben schneller zu erledigen und die Innovationskraft ebenso wie die Qualität von Arbeitsergebnissen zu steigern, indem Netzwerke von Kollegen, Partnern und Kunden effektiver zusammenarbeiten.

Mit seiner CONET Helper Suite for IBM Connections hat CONET auf Basis seiner Projekterfahrung und Lösungskompetenz eine Tool-Sammlung von kleinen, smarten Erweiterungslösungen entwickelt, die die Leistungsfähigkeit von IBM Connections für besondere Herausforderungen ergänzt.

Dazu gehören beispielsweise:

  • umfassende Expertensuche
  • Wissen im Unternehmen noch effektiver nutzen
  • Erweiterung der Standardsuche zum besseren Auffinden von Themen und Beiträgen
  • vereinfachte Auswahl passender Tags durch Vorschlagfunktion
  • Erweiterung von Workflow und Mailing für das Ideenmanagement
  • Import und Export von WIKIs
  • einfache Integration in Portale und Intranets  
Die User-Experience-Werkzeuge der CONET Helper Suite für mehr Benutzerfreundlichkeit

Vertrauen Sie der Collaboration-Expertise von CONET: Das Hennefer IT-System- und Beratungshaus widmet sich in einem technologie- und abteilungsübergreifenden Kompetenzteam speziell dem Thema Zusammenarbeit und Social Business in seinen unterschiedlichen Facetten. Dazu gehört neben der Beratung und der Betriebsunterstützung im Besonderen auch die Entwicklung oder Erweiterung entsprechender Lösungen.

Use Cases, Module und Lösungsansätz der Helper Suite

Das Problem ist bekannt: Für eine aktuelle Fragestellung wird ein Experte gesucht. Es gilt als sicher, dass ein solcher Experte, der die Frage binnen kurzem beantworten könnte, irgendwo in der Organisation existiert. Ihn zu finden, ohne eine weitere Rund-Mail an den Organisations- oder Abteilungsverteiler zu senden, gestaltet sich aber schwierig.

Eine entsprechende Suche ist in IBM Connections durchaus möglich, doch die Ergebnisse listen alle infrage kommenden Autoren oder Kommentatoren unstrukturiert auf. Dies liefert zwar erste Anhaltspunkte für die Suche, aber um den richtigen Ansprechpartner zu finden, müssen unter Umständen mehrere Ergebnisseiten oder sogar weiterführende Dokumente und Einträge gesichtet werden.
 

Expertensuche mit der CONET Helper Suite

  • schnell den richtigen Ansprechpartner finden
  • umfassende Einbeziehung sozialer Aktivitäten und externer Quellen


Mit der Expertensuche der CONET Helper Suite wird die Suche schneller und aufschlussreicher: Die Lösung berücksichtigt unter anderem auch die sozialen Aktivitäten eines Experten zu dem gesuchten Thema in IBM Connections, um so ein Ranking und eine Gewichtung von gefunden Personen aufzubauen. Auch weitere externe Datenquellen lassen sich mit geringem Aufwand in die Suche einbinden.

Die Qualität der Suchergebnisse wird dadurch erheblich verbessert und die Nutzer finden garantiert in kürzester Zeit den richtigen Experten!

CONET Helper Suite - Expert Search - standalone

Die Expertensuche der CONET Helper Suite for IBM Connections als Stand-alone-Lösung

 

CONET Helper Suite - Expert Search in SAP NetWeaver Portal

Die Expertensuche der CONET Helper Suite for IBM Connections im SAP-NetWeaver-Portal

 

  

Das in IBM Connections versammelte Know-how ist groß – und das ist auch gut so. Nicht selten fühlen sich insbesondere neue Nutzer oder auch solche, die noch stark an die klassische Eins-zu-Eins-Kommunikation gewöhnt sind, aber in IBM Connections nicht so ganz zuhause.

Sie haben eine konkrete Fragestellung zu einem bestimmten Thema, doch angesichts der zahlreichen Communities und Foren in IBM Connections sind sie sich unsicher, wo sie ihre Frage einstellen sollen.

 

Gezielte Fragen mit der CONET Helper Suite

  • die richtige Plattform für die eigenen Fragen finden
  • Ansprechpartner und Experten direkt adressieren


Die CONET Helper Suite bietet hier einen einfachen Weg, die Fragen eines Users zielsicher zu adressieren, ohne dass sich der Nutzer mit den Netzwerkstrukturen von IBM Connections auskennen oder vertraut machen muss.

Anhand von vergebenen Schlagwörtern (Tags) bringt das Modul die Fragen mit den richtigen Experten im passenden IBM-Connections-Forum zusammen. Fragen können so schneller und effektiver beantwortet werden, ohne die Bearbeitung von Kernaufgaben mit komplizierten Suchwegen zu verzögern.

CONET Helper Suite - Gezielte Fragen stellen

 

 

Wissen an zentraler Stelle zu sammeln und effiziente Collaboration zu fördern ist leichter gesagt als getan. Denn durch die oft gleichzeitige und parallele Arbeit an Informationen und Strukturen wird zwar die Einheitlichkeit gemeinsam bearbeiteter Ressourcen gewahrt, doch die Gesamtübersicht droht verloren zu gehen, wenn sich unabhängig voneinander Communities und Netzwerke weiterentwickeln. Fragen nach dem Speicherort bestehender Wissensressourcen oder dem geeigneten Ablageort für neue Informationen bleiben oft unzureichend beantwortet.

Helfen kann in dieser Situation nur eine leistungsstarke Suche, die zuverlässig die wirklich relevanten Informationen liefert. Die Standard-Suche von IBM Connections löst diese Anforderungen allerdings nur unzureichend, da sie in der Regel zu viele nicht relevante Treffer in nicht adäquat aufbereiteter Form liefert.
 

Erweiterte Suche mit der CONET Helper Suite

  • übersichtliche und kategorisierte Ergebnisse nach Relevanz
  • schnelles Finden und geordnetes Anlegen neuer Inhalte


Die CONET Helper Suite macht aus dem Suchen ein zielsicheres Finden! Über eine Erweiterung der Standard-Suche erhält der Nutzer einen besseren Überblick zu seinen Interessen oder vergebenen Schlagwörtern (Tags). Zudem sortiert die erweiterte Suche die Ergebnisse übersichtlich nach Kategorien und Relevanz.

So sorgt die Lösung einerseits dafür, dass der Nutzer neue Beiträge im passenden Bereich erstellt und sichert damit die Qualität der Informationsstrukturierung. Gleichzeitig liefert die Suche eine optimierte Aufbereitung der Ergebnisse und erhöht damit die Zufriedenheit der Nutzer ebenso wie die Effektivität bei der Suche nach Informationen und Ressourcen.

CONET Helper Suite - Extended Search

 

Die bereichsübergreifende Collaboration auf modernen Plattformen wie IBM Connections bringt Wissensressourcen an zentraler Stelle zusammen. Gleichzeitig aber löst sie die klassische hierarchische und bereichsbezogene Ablage von Dokumenten und Informationen ab.

An ihre Stelle tritt eine Verschlagwortung (engl. Tagging) aller Inhalte, die auch in der scheinbar ungeordneten Ablage beispielsweise in diversen Communities und Foren ein schnelles Auffinden der benötigten Informationen ermöglicht. Die Vergabe der entsprechenden Schlagwörter (engl. Tags) ist allerdings oftmals zeitaufwändig und uneinheitlich und wirft eine Reihe von Fragen auf: Welche Schlagwörter sind relevant? Wie viele sollten vergeben werden? Welche beschreiben ein Dokument oder ein persönliches Profil am besten?


Effektives Tagging mit der CONET Helper Suite

  • automatisierte Anzeige empfohlener Schlagworte
  • einfache und einheitliche Vergabe von Tags

 

Die CONET Helper Suite unterstützt die schlüssige Verschlagwortung in IBM Connections über eine automatische Vorschlagsfunktion sowohl für Beiträge und Ressourcen als auch für Nutzerprofile.

Anhand der im Inhalt vorkommenden Wörter oder der ansonsten vom jeweiligen Nutzer eingestellten Informationen generiert das Empfehlungs-Tool automatisch eine Liste infrage kommender oder bereits häufig verwendeter Tags. Diese lassen sich komfortabel aus einer so genannten Tag Cloud auswählen und dem eigenen Beitrag oder Profil zuweisen.

Auf diese Weise ist es nicht nur für den Nutzer einfacher, passende Schlagwörter zu vergeben – gleichzeitig steigt dadurch auch die Homogenität der insgesamt genutzten Tags und damit die Qualität der Ergebnisse von schlagwortbasierten Suchanfragen.

CONET Helper Suite - Tagging Posts

Empfehlungsfunktion für das Tagging von Beiträgen mit der CONET Helper Suite for IBM Connections

 

CONET Helper Suite - Tagging Profiles

Empfehlungsfunktion für das Tagging von Profilen mit der CONET Helper Suite for IBM Connections
  

Ein erfolgreiches internes Vorschlagswesen kann maßgeblich zur Innovationsstärke sowie steigender Effizienz und Mitarbeiterzufriedenheit beitragen. Denn die Mitarbeiter, die tagtäglich mit internen Prozessen, Anwendungen und Systemen arbeiten, wissen oft am besten, wo es Optimierungspotenzial gibt. Ihre Ideen für einen kontinuierlichen Verbesserungsprozess zu nutzen, wird von vielen führenden Unternehmen bereits erfolgreich praktiziert.

Greifbaren Nutzen kann ein Ideenmanagement aber nur dann erzeugen, wenn es effizient und nachvollziehbar funktioniert. Hier mangelt es oft an der passenden Umsetzung, denn wenn Ideen nicht konsequent weiterverfolgt, bewertet und letztlich umgesetzt werden, bleibt das Vorschlagswesen wirkungslos und die Ideengeber werden bald frustriert ihre Mitarbeit einstellen.


Workflow für das Ideenmanagement mit der CONET Helper Suite

  • Erweiterung des IBM Connections Ideation Blog
  • flexible Workflows zur Abbildung individueller Vorschlagsprozesse

 

IBM Connections verfügt mit seinem so genannten „Ideation Blog“ bereits über eine Basisfunktion für das Vorschlagswesen. Allerdings ist der hier hinterlegte Prozess für viele Einsatzbereiche zu starr und lässt sich nicht um Komponenten wie weitere Workflow-Stufen etwa zur Bewertung von Ideen erweitern oder anpassen.

Die CONET Helper Suite bietet für die Abbildung des Ideenmanagements ein Erweiterungs-Tool für den Ideation Blog von IBM Connections. Von der Erfassung über die Einstufung und Zuweisung von Aktivitäten bis zur Bewertung, Freigabe und Umsetzung von Ideen lassen sich alle benötigten Prozessschritte im Vorschlagswesen mitsamt automatisierten Benachrichtigungen (Messaging) einfach umsetzen.

Das Vorschlagswesen folgt somit einem festgelegten Best-Practice-Prozess und die Ideengeber sind über den Stand der Bearbeitung ihrer Ideen stets aktuell informiert.

CONET Helper Suite - Idea Management Process

Ein möglicher Prozess des Ideenmanagements und Vorschlagswesens mit der CONET Helper Suite for IBM Connections

Eine der zentralen Anforderungen an Collaboration und Social Business ist das vereinfachte Arbeiten und die Nutzung zentraler Plattformen für die Kommunikation. Dies bedeutet aber auch, dass die Komplexität der Arbeitsumgebung reduziert wird, so dass Mitarbeiter nicht ständig zwischen einer Vielzahl von Anwendungen und Systemen wechseln müssen.

IBM Connections bietet umfangreiche Funktionen für eine effiziente Kommunikation und Zusammenarbeit. Sich durchsetzen und richtig zum Tragen kommen können diese aber nur dann, wenn die Collaboration in die bestehende Anwendungslandschaft optimal eingebunden ist und nicht einfach nur nebenher läuft.
 

Einfache Portal- und Intranet-Einbindung von IBM Connections mit dem Integrations-Framework der CONET Helper Suite

  • übersichtliche Darstellung von Status-Updates, Aktivitäten, Informationen aus z.B. Communities oder Foren im Portal
  • vereinfachte Nutzung und erhöhte Akzeptanz

 

Das Connections Integrations-Framework (CONNI) ermöglicht die Integration von IBM-Connections-Inhalten in andere Portalsysteme - beispielsweise Mitarbeiterportale auf Basis eines Content Management System oder eine klassische Portal-Software wie das SAP NetWeaver Portal. So lassen sich beispielsweise bereits auf der Startseite des Portals wichtige Neuigkeiten, Status-Updates und Foreneinträge anzeigen und die Nutzerdaten direkt aus dem IBM-Connections-Profil ins Intranet laden.

Die JEE-basierte Anwendung (engl. Servlet) ermöglicht eine vereinfachte und flexible Integration von Inhalten aus IBM Connections.

Das integrierte Layout- und Template Framework ermöglicht das Einbetten von „fertigen“ HTML-Fragmenten in vorhandene Web-Seiten. Alternativ können die Daten auch im JSON-Format bereitgestellt werden.

Sollen mehrere unterschiedliche IBM-Connections-Komponenten auf einer Portalseite nebeneinander dargestellt oder eingebettet werden, so bietet das integrierte Ajax Multiplexer Framework die Möglichkeit. die unterschiedlichen Requests zu einem einzigen zusammen zufassen und so einen Performance-Gewinn und eine deutliche Entlastung der Übertragungsleitungen zu erreichen.

Dadurch gestaltet sich nicht nur die Arbeit mit sämtlichen Collaboration- und Kommunikationssystemen über den zentralen Portaleinstieg einfacher. Die Nutzer arbeiten zudem nur in einer einzigen Oberfläche und damit sowohl effizienter als auch komfortabler.

Die nachfolgende Darstellung zeigt einen groben Architekturüberblick:

CONET Helper Suite - Integrations-Framework CONNI - Architecture

CONET Helper Suite - Integration Framework CONNI Start

Beispielhafte Portalstartseite mit Connections-Einbindung über das Integrations-Framework der CONET Helper Suite for IBM Connections

 

Die Integrationslösungen der CONET Helper Suite

Downloads

Foto: Senior Account Manager Dominic KerstingXing