Dokumentenmanagement (DMS)

Digitalisierung, Kommunikation & Collaboration, Wissensarbeit und Dokumentationspflichten – sie alle schaffen immer mehr Inhalte, Dokumente und Wissenssammlungen. Ein intelligentes Dokumentenmanagement-System (DMS) sorgt dafür, dass diese Datenschätze konsequent verwaltet und organisiert werden, damit eine effiziente Erstellung und effektive Bearbeitung möglich ist und bleibt.

CONET bietet unter dem Namen OfficeBridge eine Reihe von Modulen und Lösungsbausteinen für ein modernes Dokumentenmanagement zur schnellen Erstellung und Verwaltung vorlagenbasierter Dokumente, eine nahtlose Verbindung vorhandener IT-Architekturen zu einem optimierten Dokumentenprozess sowie einfache Bearbeitung und rechtssichere Archivierung.

Dokumentenmanagement von CONET schlägt die Brücke zwischen isolierten Systemen und sorgt für integrierte Dokumentenprozesse

Dokumente erstellen:

Vorlagen sorgen für Einheitlichkeit, Verbindlichkeit und Rechtssicherheit. Ein intelligentes DMS unterstützt die Vorlagenverwaltung, erzwingt eine vorlagenbasierte Erstellung von Dokumenten und erleichtert die Zusammenstellung durch frei definierte und wiederverwendbare Textbausteine. Druck- und Seriendokumente werden automatisiert erstellt und archiviert und alle Dokumente verlassen das Unternehmen stets im Corporate Design gemäß Corporate Image (CI) und juristisch sicher.

Dokumente verwalten:

Über integrierte Meta-Informationen und Meta-Tags werden die Verwaltung von Dokumenten und die Organisation von Wissen deutlich vereinfacht. Intelligente Dokumente „merken“ sich ihre entsprechenden Datenquellen und lassen sich auf Abruf aktualisieren. Die dafür notwendigen Korrespondenzdaten werden in einem zentralen Informationsmanagement verwaltet und sind so stets aktuell.

Dokumente bearbeiten:

Die Verschlagwortung (oder englisch das Tagging) vereinfacht auch die Bearbeitung von Dokumenten, denn dadurch lassen sich Informationen schneller finden und verteilen. Zudem können Team-Mitglieder parallel an Dokumenten arbeiten, da eine schlüssige Versionierung stets die Übersicht über neuste Bearbeitungen und Dokumentversion erhält. Die Integration in Social Collaboration Tools, Digital-Workplace-Lösungen sowie mobile Arbeitsoberflächen macht die Suche nach Informationen und die Dokumentenbearbeitung flexibel, schnell und komfortabel.

Dokumente archivieren:

Die rechtssichere Ablage von Dokumenten und Korrespondenz mit festen Aufbewahrungsfristen ist in vielen Branchen und Einsatzbereichen gesetzlich zwingend vorgeschrieben. Die DMS-Lösungen von CONET sorgen für eine automatisierte und sichere Archivierung von Dokumenten und sorgen so für eine revisionssichere Schriftverkehrsablage, vollständige Rechtssicherheit und Compliance. Rollenbasierte Zugriffsrechte und Berechtigungskonzepte tragen zudem allen Ansprüchen an Datenschutz und Informationssicherheit Rechnung.

DMS-Projektmodule von CONET

Für die unterschiedlichsten Zielgruppen und jede besondere Herausforderungen in Dokumentenmanagement, Outputmanagement und Schriftverkehrsverwaltung die passende Lösung!

Moderne Korrespondenz mit einem einheitlichen Corporate Design lässt sich dank eines DMS ohne hohen Wartungsaufwand erstellen und pflegen. Die aufwändige, zeitraubende und kostenintensive Kontrolle des Datenflusses, der Ablage, der Unternehmenskonformität und der Reorganisation von Dokumenten gehört mit intelligentem Dokumentenmanagement von CONET der Vergangenheit an. Mitarbeiter können sich statt auf administrative Tätigkeiten im Outputmanagement auf ihre Kernaufgaben konzentrieren.

Alle Lösungsmodule integrieren sich über standardisierte Schnittstellen nahtlos in die bestehende Infrastruktur und sparen ab dem ersten Einsatztag Zeit und Geld. Die Nutzung beispielsweise in einer Microsoft-SharePoint-Infrastruktur garantiert eine vollständige Integration in bestehende Workflows im Dokumentenmanagement und die aufwandsarme Archivierung aller Dokumente. Bestehende Workflows bleiben erhalten und die Mitarbeiter arbeiten im gewohnten Microsoft-Umfeld.

So sorgt die Anbindung des DMS an ein Customer Relationship Management (CRM) etwa dafür, dass in der Kundenkorrespondenz stets die aktuellen Adressinformationen genutzt werden. Die dabei in unseren intelligenten Dokumenten mitgeführten Meta-Daten ermöglichen bei der automatisierten Weitergabe des Dokuments, etwa an ein zentrales Dokumenten-Center, nicht nur dort die vorgangsbezogene Zuordnung, sondern ebenso die für jeden Geschäftsvorfall spezifische Verlinkung in CRM, Rechnungssystemen wie Navision oder persönlichen Ordnern.

Angesichts mannigfaltiger Anforderungen von Corporate Design bis Compliance wird die unternehmensweite Erstellung und Pflege von Word-Vorlagen schnell eine Herkules-Aufgabe.

Mit dem Modul OfficeEfficiency sorgt CONET organisationsübergreifend für eine beschleunigte, erleichterte und integrierte Vorlagenbearbeitung. Zentrale Änderungen werden sofort wirksam und eine doppelte Pflege von Vorlagen in einzelnen Bereichen oder Abteilungen gehört endgültig der Vergangenheit an. Damit beantwortet OfficeEfficiency für Sie die drängenden Fragen Ihres Template Management:
 

Ihr Business ist agil, doch Ihre Templates sind statisch?
OfficeBridge bringt Bewegung in Ihr Vorlagenmanagement.

  • Vorlagenverwaltung
  • Textbausteinverwaltung


Ihre Kundenbeziehungen sind individuell, doch Ihre Korrespondenz ist standardisiert?
OfficeBridge bringt Intelligenz in Ihren Schriftverkehr.

  • intelliDocuments
  • Business-Logik


Ihr Unternehmen ist vielschichtig, doch Ihr Informationsmanagement ist begrenzt?
OfficeBridge bringt Ihre Datenströme in Ihre Dokumente.

  • Input-Konnektor zur Datenbeschaffung
  • Output-Konnektor zur Datenweitergabe

 

Ihr Nutzen:

  • Vorlagenreduktion um 60 %
  • zentrale Änderungen, sofortige Aktualisierung
  • redundanzfreie Textbausteine
  • rollenbasierte Zugriffe
  • zentrale Business-Logik
  • ohne VB-Makros

 

Die Inkompatibilität von Dateiformaten und -typen stellt für die einheitliche Erstellung von Dokumenten und effektive Geschäftsprozesse ein wesentliches Hindernis dar.

Das Modul OfficeConnect ermöglicht eine einfache und schnelle Erstellung von einheitlichen Dokumenten in beliebigen Geschäftsapplikationen. Zudem sorgt OfficeConnect dafür, dass alle relevanten Angaben und Daten in diesen Dokumenten für die weitere Bearbeitung und Ablage in anderen Systemen verfügbar bleiben, und beantwortet damit eine weitere drängende Frage in Ihrem Dokumentenmanagement:
 

Ihre Prozesse sind strukturiert, doch Ihre Workflows scheitern an Medienbrüchen?
OfficeBridge verbindet IT-Welten für durchgehende Dokumentenprozesse.

  • Anbindung von Standard-Business-Anwendungen (CRM, ERP, QM)
  • Anbindung von individuellen, maßgeschneiderten Fachanwendungen
  • intelliDocuments nutzen Datenströme für integrative Prozesse


Ihr Nutzen:

  • einheitliche Dokumentenerstellung aus Fach- und Business-Applikationen
  • automatisierte Zuordnung/Befüllung von Dokumenten mit den relevanten Daten
  • flexible Aufbereitung und Weiterverteilung von dokumentenbezogenen Daten
  • optimierte Arbeitsabläufe und vereinfachtes Workflow-Management
  • grenzenlose Prozessintegration

 

Für ein wirkungsvolles und wirtschaftliches Outputmanagement ist eine durchgängige Steuerung von Dokumentenerstellung bis zur Transaktionsverarbeitung unverzichtbar.

Mit dem Modul OfficeDocStreamOM schließt CONET die sonst nur schwer zu überbrückenden Lücken zwischen geschlossenen Systemen. Nicht länger arbeiten unterschiedliche Systeme des Outputmanagement von Textverarbeitung und Bearbeitungs-Workflows bis hin zu Mailing-Tools und Druckanbindung nebeneinander her. Es ensteht ein integrierter Dokumentenprozess, der Ihnen die Sorge um ineffiziente und fehleranfällige manuelle Übergabe zwischen Systemen nimmt.
 

Ihr Outputmanagement ist durchdacht, doch Ihre Batchprozesse bremsen die Zyklen?
OfficeBridge bringt Flexibilität und ermöglicht Interaktionen in geschlossenen Systemen.

  • Massenoutput
  • Transaktionsverarbeitung
  • Druck- und Versandanbindung


Ihr Nutzen:

  • nutzen Sie unterschiedlichste Formate ohne Beschränkungen
  • binden Sie unterschiedlichste Ausgabekanäle ohne Medienbrüche
  • erstellen Sie Word-Dokumenten auch außerhalb von Microsoft Office vorlagenbasiert und damit einheitlich

 

Zentrale Vorlagen als Basis für die Arbeit aller Word-Anwender sind eine unabdingbare Voraussetzung, um ein einheitliches Erscheinungsbild von Dokumenten und Korrespondenz aller Art zu gewährleisten.

In der Praxis scheitern aber sowohl die Akzeptanz als auch die Prozessintegration entweder an der zunehmenden Komplexität dieser Vorlagen oder an der Tatsache, dass Daten aus Word- oder sogar Microsoft-fremden Anwendungen nicht eingebunden werden können.
 

intelliDocuments bieten die Lösung für beide Herausforderungen:

  • das Dokument kann mit Daten aus beliebigen, unterschiedlichen Quellen gefüllt werden
  • diese Informationen können sich flexibel einer vorgegebenen Business-Logik anpassen
  • Steuerungs- und Metadaten werden automatisiert eingebunden und an Folgeprozesse weitergereicht
  • der Anwender arbeitet ohne umfangreichen Schulungsaufwand weiterhin in der gewohnten Word-Umgebung, kann das Dokument frei bearbeiten und in beliebigen, unterschiedlichen Systemen ablegen oder weiterverarbeiten

 

Der Vertrieb benötigt professionelle und rechtskonforme Angebote. Kunden- und Produktdaten, Zahlungsbedingungen und Lieferadressen sind in SAP Business ByDesign hinterlegt. Allgemeine Geschäftsbedingungen, Service- oder Wartungsverträge wiederum sind Bestandteil der Office-Umgebung. Beide Informationen sollen aber in einem Angebot professionell aufbereitet erscheinen, bestenfalls auf Knopfdruck, einfach zu bearbeiten und fehlerfrei und einfach wieder auffindbar.

Sie wünschen sich maximale Unterstützung und Automatisierung in der Angebotserstellung?
OfficeBridge schlägt für Sie die Brücke zwischen der zahlendominierten SAP-Welt und der text- und dokumentenorientierten Office-Welt.

  • Erstellen Sie mit dem CONET OfficeBridge Designer komfortabel flexible Angebotsvorlagen.
  • Importieren Sie Angebotsdaten aus SAP Business ByDesign mit einem Klick.
  • Fügen Sie Textbausteine wie AGBs oder Vertragsdaten an beliebiger Stelle hinzu.
  • Legen Sie ebenfalls per Knopfdruck ein PDF des Angebots in SAP Business ByDesign ab.

 

Ihr Nutzen:

  • Sie sparen Zeit bei der Angebotserstellung
  • Sie garantieren rechtlich einwandfreie Angebote
  • Sie erreichen eine Archivierung aller vorgangsrelevanten Daten an einem Ort!

  

Eine Kurzanleitung zur Angebotserstellung mit der OfficeBridge und SAP Business ByDesign in deutscher und englischer Sprache finden Sie weiter unten im Download-Bereich.

 

Bild: CONET OfficeBridge Idea

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Foto: Vertriebsleiter CONET OfficeBridge Hendrik Vogel